Beschäftigte der Freien und Hansestadt Hamburg nutzen MeinePersonaldaten; Rollout ab 2026 in Behörden der FHH.
Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de MeinePersonaldaten MeinePersonaldaten HR Self-Services 2.0 Handbuch Hinweis: Dieses Dokument ist ausschließlich für Beschäftigte und Versorgungsempfangende der Freien und Hansestadt Hamburg zur Nutzung der Plattform MeinePersonaldaten bestimmt. Eine Vervielfältigung, Weitergabe oder kommerzielle Nutzung ist untersagt. Jede unbefugte Nutzung kann rechtliche Folgen haben. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 2 von 62 MeinePersonaldaten Inhaltsverzeichnis Einführung 4 Registrierung MeinePersonaldaten 5 Registrierung MeinePersonaldaten im Internet (private E-Mail-Adresse) 5 I. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur regelmäßigen Nutzung 5 II. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur einmaligen Registrierung 5 Registrierung MeinePersonaldaten im Intranet (FHHnet) 11 I. Schritt-für-Schritt-Anmeldung zur regelmäßigen Nutzung 11 II. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur einmaligen Registrierung 11 Dashboard von MeinePersonaldaten 15 Home Button 15 Digitaler Assistent 15 Einstellungen 16 Kacheln / Anträge 17 Externe Links 17 Deregistrierung 18 Persönliche Dokumente 19 Papierversand abbestellen 20 Änderungsmitteilungen – Stammdaten ändern 22 Stammdaten ändern: Name 23 Stammdaten ändern: Bankverbindung 25 Stammdaten ändern: Kontaktdaten 27 Stammdaten ändern: Kontakt (Beschäftigte mit Residenzpflicht) 29 Stammdaten ändern: Ehe-/Lebenspartner 31 Stammdaten ändern: Familienstand 33 Stammdaten ändern: Kinder 35 Stammdaten ändern: Schwerbehinderung/Gleichstellung 37 Änderungsmitteilungen – Rund um die Abrechnung 39 Rund um die Abrechnung: Leonspende 40 Rund um die Abrechnung: Vermögenswirksame Leistungen 42 Rund um die Abrechnung: Besoldungsergänzungszuschuss 44 Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 3 von 62 MeinePersonaldaten Rund um die Abrechnung: Nebentätigkeitsanzeige (NEU im Rollout Stufe3) 46 Anträge – Abwesenheiten 50 Abwesenheiten: Bildungsurlaub (NEU im Rollout Stufe 3) 51 Abwesenheiten: Kind krank – Meldung (NEU im Rollout Stufe 3) 53 MeinePersonaldaten für Vorgesetzte (NEU im Rollout Stufe 3) 55 Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Stellungnahme für Vorgesetzte - Bildungsurlaub 56 Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Stellungnahme für Vorgesetzte - Nebentätigkeit 57 Vertretungsregelung 58 Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung der Vertretungsregelung 58 Hilfreiche Tipps & Tricks 62 Kontaktmöglichkeiten 62 Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 4 von 62 MeinePersonaldaten Einführung MeinePersonaldaten ist eine Plattform für HR Self-Services. Sie wird allen Beschäftigten und Versorgungsempfangenden der Freien- und Hansestadt Hamburg zur Nutzung angeboten. Die Plattform MeinePersonaldaten bündelt alle personenbezogenen Daten und Informationen an einem Ort. Sie ist 24/7 h erreichbar – zu jeder Zeit und von jedem Ort aus. In Ihrem persönlichen digitalen Personalservice können Sie Ihre Daten jederzeit einsehen (z.B. monatliche Bezügemitteilungen), Änderungen mitteilen (z.B. Kontaktdaten) oder Anträge stellen (z.B. Familienstand). Tipp: Unterstützen Sie uns in der Nachhaltigkeit! Stellen Sie aktiv auf die digitale Zustellung der Bezügemitteilung und Dokumente zur Abrechnung (z.B. Lohnsteuerbescheinigung) um und erhalten Sie monatlich nach dem Abrechnungslauf direkt Ihre gewünschten Unterlagen zur Ansicht und zum Download. Hinweise: Das nachstehende Handbuch wird laufend fortgeschrieben. Bitte speichern Sie das Dokument nicht als PDF ab, sondern rufen es bei Bedarf an der entsprechenden Stelle auf. Nur so erhalten Sie den stets aktuellen Stand. Für eine geplante Erweiterungen der Plattform MeinePersonaldaten werden hier künftige Funktionalitäten (z.B. App für mobile Endgeräte), Anträge mit Bedarf einer Stellungnahme der Führungskraft (z.B. Bildungsurlaub) und Mitteilungen an die Personalabteilung (z.B. Kind krank - Meldung) bereits beschrieben. Bitte beachten Sie, dass die vorgenannten Prozesse und Funktionen sich im sukzessiven Rollout ab 2026 in den Behörden der FHH befinden. Es kann daher vorkommen, dass Sie diese Möglichkeiten ggf. erst zu einem späteren Zeitpunkt nutzen können. Weitere Informationen erhalten Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten oder im Sharepoint des Personalportals zu MeinePersonaldaten. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 5 von 62 MeinePersonaldaten Registrierung MeinePersonaldaten Die Anmeldung zum Zugriff auf die Plattform MeinePersonaldaten ist an Ihre E-Mail- Adresse geknüpft und über zwei Wege möglich. Sie können sich über das Internet (private E-Mail-Adresse) und Intranet (FHHNet) anmelden und einmalig registrieren. Im Folgenden sind beide Wege beschrieben. Registrierung MeinePersonaldaten im Internet (private E-Mail-Adresse) Sie können sich auf der Plattform MeinePersonaldaten mit Ihrer privaten E-Mail-Adresse und von Ihrem privaten Endgerät registrieren. Hierfür eignet sich zum Beispiel ein PC oder Notebook. I. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur regelmäßigen Nutzung 1. Geben Sie meinepersonaldaten.hamburg.de in Ihrem Browser ein. Es erfolgt eine automatische Weiterleitung in die folgenden Schritte: 2. Geben Sie Ihre Nutzerdaten in Ihrem Konto des Serviceportals ein. 3. Geben Sie den in Ihrer Authentifizierungs-App generierten Code ein. 4. Sie sind erfolgreich angemeldet. II. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur einmaligen Registrierung 1. Starten Sie den Browser (z.B. Microsoft Edge). 2. Geben Sie die URL der Plattform meinepersonaldaten.hamburg.de in Ihrem Browser ein. Achten Sie auf die korrekte Eingabe: 3. Sie werden nun automatisch zur ersten Legitimation weitergeleitet: 4. Erste Legitimation: Zugriff mit Ihrer privaten E-Mail-Adresse über das Serviceportal: a) Sollten Sie bereits ein Konto im Serviceportal bei der Freien und Hansestadt Hamburg (FHH) besitzen, loggen Sie sich bitte aus Datenschutzgründen zur ersten Legitimation ein. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 6 von 62 MeinePersonaldaten b) Haben Sie noch kein Konto im Serviceportal der FHH, folgen Sie bitte dem Anmeldeprozess für ein entsprechendes Bürgerkonto. Registrieren Sie sich hier einmalig als Privatperson. Wählen Sie aus dem einfachen Bürgerkonto oder Bürgerkonto Plus aus. Hilfestellung erhalten Sie unter serviceportal.hamburg.de/help. 5. Sobald Sie sich erfolgreich im Servicekonto angemeldet oder es aktiviert haben, rufen Sie erneut meinepersonaldaten.hamburg.de auf. Achten Sie auf die korrekte Eingabe: 6. Nach Eingabe von meinepersonaldaten.hamburg.de werden Sie automatisch zum Punkt 4. Erste Legitimation weitergeleitet. Geben Sie hier wie in 4 a) beschrieben, Ihren Benutzernamen und Passwort ein. 7. Sie werden nun automatisch zur Registrierung MeinePersonaldaten weitergeleitet: 8. Registrierung für MeinePersonaldaten (einmalig) a) Geben Sie Ihre Personalnummer und Ihr Geburtsdatum ein und verifizieren Sie dadurch die Registrierung Ihres Zugangs für MeinePersonaldaten mit Ihrer privaten E-Mail-Adresse. Ihre Personalnummer können Sie u.a. auf Ihrer Bezügemitteilung oder in eZeit einsehen. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 7 von 62 MeinePersonaldaten b) Sie erhalten nun automatisch innerhalb weniger Werktage einen Freischaltcode per Post an Ihre private Adresse. Sobald der Freischaltcode vorliegt, können Sie innerhalb von 30 Tagen Ihre Registrierung abschließen. Fahren Sie mit dieser Anleitung fort, sobald Sie den postalisch zugestellten Freischaltcode erhalten haben. Dieses dauert i.d.R. 2-3 Werktage. c) Sie haben Ihren Freischaltbrief per Post erhalten. Nachdem Sie Ihren persönlichen Freischaltcode erhalten haben, geben Sie diesen unter meinepersonaldaten.hamburg.de ein. Einmalige Registrierung Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 8 von 62 MeinePersonaldaten d) Geben Sie die Plattform meinepersonaldaten.hamburg.de in Ihrem Browser ein. Achten Sie auf die korrekte Eingabe: e) Sie werden nun automatisch zur Eingabe Ihres Freischaltcodes weitergeleitet. Bitte geben Sie Ihren persönlichen Freischaltcode ein. Achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung und vermeiden Sie Leerzeichen. f) Sie sind nun auf der Plattform MeinePersonaldaten registriert. g) Sie werden automatisch aufgefordert, die zweite Legitimation in Form der 2-Faktor-Authentifizierung über eine App Ihres mobilen Endgerätes durchzuführen. 9. Zweite Legitimation: Zugriff mit Ihrer privaten E-Mail-Adresse auf die Plattform MeinePersonaldaten: a) Laden Sie eine Authentifizierungs-App auf Ihr mobiles Endgerät. Wir empfehlen die kostenfreie P&I Auth – App unseres Software-Herstellers. Einmalige Registrierung Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 9 von 62 MeinePersonaldaten b) Scannen Sie den unter meinepersonaldaten.hamburg.de angezeigten QR- Code mit Ihrer ausgewählten Authentifizierungs-App auf Ihrem Smartphone. c) Sie erhalten nun in rotierenden Zeitabständen einen Code in dieser App übermittelt, den Sie für die sichere Anmeldung in MeinePersonaldaten benötigen. d) Bei erfolgreicher Eingabe des Codes sind Sie auf der Plattform MeinePersonaldaten angemeldet. e) Ihr einmaliger Registrierungsprozess ist abgeschlossen. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 10 von 62 MeinePersonaldaten 10. Tipp: Speichern Sie MeinePersonaldaten als Favorit in Ihrem Browser! MeinePersonaldaten kann für einen schnelleren Zugriff als Favorit in Ihrem Browser gespeichert werden, jedoch muss die URL dafür inhaltlich angepasst werden. Achten Sie darauf, dass lediglich meinepersonaldaten.hamburg.de abgespeichert wird. Allgemeine Hinweise Mit erfolgreicher Registrierung stimmen Sie den Datenschutz- und Nutzungsbedingungen von MeinePersonaldaten zu. Eine Anmeldung über das FHHnet mit der FHH-E-Mail-Adresse und über das Servicekonto mit der privaten E-Mail-Adresse ist grundsätzlich vorgesehen und möglich. ! Sollten Sie von einem aktiven in ein passives Beschäftigungsverhältnis wechseln, ist die Registrierung über das Internet in MeinePersonaldaten notwendig, um weiterhin die Unterlagen und Services nutzen zu können. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 11 von 62 MeinePersonaldaten Registrierung MeinePersonaldaten im Intranet (FHHnet) Sie können sich auf der Plattform MeinePersonaldaten auf Ihrem Dienstrechner mit Ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse registrieren. I. Schritt-für-Schritt-Anmeldung zur regelmäßigen Nutzung 5. Geben Sie meinepersonaldaten.hamburg.de in Ihrem Browser ein. Es erfolgt ein automatischer LogIn über Ihr bereits legitimiertes Nutzerkonto. 6. Sie sind erfolgreich angemeldet. II. Schritt-für-Schritt-Anleitung zur einmaligen Registrierung 1. Starten Sie den Browser (z.B. Microsoft Edge). 2. Geben Sie die URL der Plattform meinepersonaldaten.hamburg.de in Ihrem Browser. Achten Sie auf die korrekte Eingabe: 3. Sie werden nun automatisch zur Registrierung MeinePersonaldaten weitergeleitet: 4. Registrierung für MeinePersonaldaten (einmalig) a. Geben Sie Ihre Personalnummer und Ihr Geburtsdatum ein und verifizieren Sie dadurch die Registrierung Ihres Zugangs für MeinePersonaldaten mit Ihrer FHH E-Mail-Adresse. Ihre Personalnummer können Sie u.a. auf Ihrer Bezügemitteilung oder in eZeit einsehen. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 12 von 62 MeinePersonaldaten b. Sie erhalten nun automatisch innerhalb weniger Werktage einen Freischaltcode per Post an Ihre private Adresse. Sobald der Freischaltcode vorliegt, können Sie innerhalb von 30 Tagen Ihre Registrierung abschließen. Fahren Sie mit dieser Anleitung fort, sobald Sie den postalisch zugestellten Freischaltcode erhalten haben. Dieses dauert i.d.R. 2-3 Werktage. c. Sie haben Ihren Freischaltbrief per Post erhalten. Nachdem Sie Ihren persönlichen Freischaltcode erhalten haben, geben Sie diesen unter meinepersonaldaten.hamburg.de ein. Einmalige Registrierung Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 13 von 62 MeinePersonaldaten d. Geben Sie die Plattform meinepersonaldaten.hamburg.de in Ihrem Browser ein. Achten Sie auf die korrekte Eingabe: e. Sie werden nun automatisch weitergeleitet zur Eingabe Ihres Freischaltcodes. Bitte geben Sie Ihren persönlichen Freischaltcode ein. Achten Sie auf Groß- und Kleinschreibung und vermeiden Sie Leerzeichen. f. Sie sind nun auf der Plattform MeinePersonaldaten registriert. 5. Tipp: Speichern Sie MeinePersonaldaten als Favorit in Ihrem Browser! MeinePersonaldaten kann für einen schnelleren Zugriff als Favorit in Ihrem Browser gespeichert werden, jedoch muss die URL dafür inhaltlich angepasst werden. Achten Sie darauf, dass lediglich meinepersonaldaten.hamburg.de abgespeichert wird. Einmalige Registrierung Einmalige Registrierung Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 14 von 62 MeinePersonaldaten Allgemeine Hinweise Mit erfolgreicher Registrierung stimmen Sie den Datenschutz- und Nutzungsbedingungen von MeinePersonaldaten zu. Eine Anmeldung über das FHHnet mit der FHH-E-Mail-Adresse und über das Servicekonto mit der privaten E-Mail-Adresse ist grundsätzlich vorgesehen und möglich. ! Sollten Sie von einem aktiven in ein passives Beschäftigungsverhältnis wechseln, ist die Registrierung über das Internet in MeinePersonaldaten notwendig, um weiterhin die Unterlagen und Services nutzen zu können. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 15 von 62 MeinePersonaldaten Dashboard von MeinePersonaldaten Nach dem erfolgreichen LogIn unter meinepersonaldaten.hamburg.de ist zunächst das Dashboard abgebildet. Es sind Ihrem Profil alle freigeschalteten Kacheln und Funktionen hinterlegt. Bitte beachten Sie, dass eine abweichende Ansicht zur nachfolgenden Grafik existieren kann - je nach Dienststelle und weiteren Faktoren. Home Button Mit Betätigung des Home Buttons erfolgt zu jeder Zeit die Rückkehr ins Dashboard. Digitaler Assistent Der Digitale Assistent ist der Kommunikationsbereich von MeinePersonaldaten. Sie haben hier Zugriff auf alle aktuellen und historischen Aufgaben (bspw. Anträge), die über MeinePersonaldaten gestellt worden sind. Sie erhalten beim Eingang einer Mitteilung im Digitalen Assistenten eine E-Mail an die verwendete E-Mail-Adresse. Hier werden Sie auf den Erhalt von neuen Informationen hinzugewiesen. Diese Informationen können die Dokumente zur Abrechnung oder 1. Home Button / zurück zur Startseite 2. Digitaler Assistent 3. Einstellungen 4. Kacheln / Anträge 2. 1. 3. 4. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 16 von 62 MeinePersonaldaten Kommunikation mit der Personalsachbearbeitung (Status/Genehmigung/Ablehnung des Antrages) beinhalten. Weitere Informationen zum Digitalen Assistenten im Rahmen der Vorgesetzten- Beteiligung im Rollout Stufe 3: siehe MeinePersonaldaten für Vorgesetzte (NEU im Rollout Stufe 3) auf Seite 56 im Handbuch. Einstellungen Im Bereich der Einstellungen können Sie den Papierversand unter Verdienstabrechnung – Einstellung abbestellen, den hohen Kontrast einstellen und sich aus der Plattform abmelden. Weitere Informationen zu den Einstellungen – Vertretungsregelung: siehe MeinePersonaldaten für Vorgesetzte (NEU im Rollout Stufe 3) auf Seite 56. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 17 von 62 MeinePersonaldaten Kacheln / Anträge Die auf dem Dashboard hinterlegten Kacheln beinhalten verschiedene Funktionen oder Anträge mit einer jeweiligen Unternavigation. Die einzelnen Kacheln werden im Nachfolgenden beschrieben und die Inhalte unter den einzelnen Punkten näher beschrieben: Externe Links Unter der Kachel Externe Links werden Ihnen verschiedene klickbare Verlinkungen zu wissenswerten Informationen oder Hilfestellungen bereitgestellt. Sie finden hier unter anderen: • Verlinkung zur Einverständniserklärung • Verlinkung zu diesem Handbuch Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 18 von 62 MeinePersonaldaten • Verlinkung zu den Nutzungsbedingungen • Verlinkung zum Versorgungsrechner der FHH • Verlinkung zum Zusatzversorgungsrechner der FHH Deregistrierung Unter der Kachel Deregistrierung wird Ihnen die Möglichkeit geboten, den Zugang zur Plattform MeinePersonaldaten zu sperren. Sollten Sie sich wiederum freischalten lassen wollen, melden Sie sich unter support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de. Die Kolleg:innen sind Ihnen behilflich. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 19 von 62 MeinePersonaldaten Persönliche Dokumente Unter den Persönlichen Dokumenten erhalten Sie Zugriff auf Ihre Dokumente zur Abrechnung. Die Dokumente zur Abrechnung sind Bezügemitteilungen, DEÜV-Meldungen und Lohnsteuerjahresbescheinigungen. Über den Erhalt von neuen Dokumenten zur Abrechnung werden Sie mit der in MeinePersonaldaten hinterlegten E-Mail-Adresse benachrichtigt. Die Bezügemitteilungen werden Ihnen monatlich digital in MeinePersonaldaten zur Einsicht und Download zur Verfügung gestellt. Die Dokumente zur Abrechnung werden 5 Jahre lang in MeinePersonaldaten sicher für Sie archiviert. Sollten Sie ältere Dokumente benötigen, wenden Sie sich an die zuständige Personalsachbearbeitung. Sie können auf der Plattform MeinePersonaldaten, die Ihnen postalisch zugestellten Dokumente zur Abrechnung abbestellen. [siehe Papierversand abbestellen] Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 20 von 62 MeinePersonaldaten Papierversand abbestellen Sie können auf der Plattform MeinePersonaldaten, die Ihnen postalisch zugestellten Dokumente zur Abrechnung abbestellen. Dokumente zur Abrechnung sind Bezügemitteilungen, DEÜV-Meldungen und Lohnsteuerjahresbescheinigungen. Über den Erhalt von neuen Dokumenten zur Abrechnung werden Sie mit der in MeinePersonaldaten hinterlegten E-Mail-Adresse benachrichtigt. Die Bezügemitteilungen werden Ihnen monatlich digital in MeinePersonaldaten zur Einsicht und Download zur Verfügung gestellt. Die Dokumente zur Abrechnung werden 5 Jahre lang in MeinePersonaldaten sicher für Sie archiviert. Sollten Sie ältere Dokumente benötigen, wenden Sie sich an die zuständige Personalsachbearbeitung. I. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Starten Sie den Browser (z.B. Microsoft Edge). 2. Geben Sie die URL der Plattform meinepersonaldaten.hamburg.de in Ihrem Browser ein. Loggen Sie sich ein. Achten Sie auf die korrekte Eingabe: 3. Sie befinden sich auf der Startseite. Wählen Sie die Kachel Papierversand abbestellen aus. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 21 von 62 MeinePersonaldaten 4. Es öffnet sich ein Pop-Up-Fenster. Setzen Sie den Regler auf Papierversand abbestellen auf Ja. 5. Speichern Sie Ihre Eingabe. 6. Sie haben erfolgreich den Papierversand abbestellt. Allgemeine Hinweise Diese Einstellung können Sie jederzeit eigenständig ändern. Die Voreinstellung befindet sich auf Nein. Das bedeutet, Sie bekommen Ihre Dokumente aus der Abrechnung aktuell per Post und sie werden zusätzlich in MeinePersonaldaten angezeigt. Die Bezügemitteilungen werden 5 Jahre in der Kachel Persönliche Dokumente für Sie zum Ansehen und Herunterladen angezeigt. Sollten Sie ältere Dokumente benötigen, wenden Sie sich bitte an Ihre Personalsachbearbeitung. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 22 von 62 MeinePersonaldaten Änderungsmitteilungen – Stammdaten ändern Die Kachel Stammdaten ändern enthält weitere Unterkacheln zur direkten Beantragung von Veränderungen von personenbezogenen Daten. Sie finden hier unter anderen: • Familienstand • Bankverbindung • Kontaktdaten • Kontakt • Name • Ehe-/Lebenspartner • Kinder • Schwerbehinderung/Gleichst. Im Verlauf sind alle unter Stammdaten ändern zugeordneten Unterkacheln näher beschrieben. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 23 von 62 MeinePersonaldaten Stammdaten ändern: Name Mit dieser Mitteilung werden Änderungen mit Bezug auf den Namen vorgenommen. Von Ihrem zuständigen Standesamt bekommen Sie ein Dokument zum Nachweis der Namensänderung. Dieses Dokument laden Sie in Ihrer Mitteilung hoch. Ihre zuständige Personalsachbearbeitung erhält Ihre Unterlagen zur weiteren Bearbeitung. I. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Öffnen Sie die Kachel Stammdaten ändern. 2. Öffnen Sie die Kachel Name. 3. Geben Sie die neuen Daten in die vorgesehenen Felder ein (Pflichtfelder sind blau markiert). 4. Wählen Sie eine begründende Unterlage (z.B. Heiratsurkunde) von Ihrem Gerät aus und fügen Sie diese hinzu. 5. Bestätigen Sie die Richtigkeit der Eingaben mit dem Button BESTÄTIGEN. II. Weiterer Ablauf 1. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden Ihre Daten an die zuständige Personalsachbearbeitung zur Prüfung der Residenzpflicht weitergeleitet. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 24 von 62 MeinePersonaldaten 2. Die Personalsachbearbeitung prüft, ob Ihre Eingaben mit den hochgeladenen Unterlagen übereinstimmen. 3. Zur Prüfung der Unterlagen wird die Personalsachbearbeitung ggf. die Originalunterlagen zur Ansicht bei Ihnen anfordern. 4. Sie erhalten eine Benachrichtigung über das Ergebnis der Prüfung in MeinePersonaldaten. Über den Abschluss der Prüfung werden Sie zudem per E-Mail informiert und können den Status Ihres Antrages in MeinePersonaldaten abrufen. Allgemeine Hinweise Bitte beachten Sie, dass die Abrechnung der Bezüge schon Mitte des Monats abgeschlossen wird. Änderungen, die nach der Monatsmitte vorgenommen werden, können erst im darauffolgenden Monat berücksichtigt werden. III. Eingabefelder Eingabefeld Erklärung Name Geben Sie Ihren Nachnamen ein, sofern er sich geändert hat. Vorname Geben Sie Ihren Vornamen ein, sofern er sich geändert hat. Akad. Titel / Grad Geben Sie Ihren Akademischen Titel oder Grad ein, sofern Sie einen erhalten haben oder er sich geändert hat. Weitere Vornamen Geben Sie Ihren weiteren Vornamen ein, sofern er sich geändert hat. Namenszusatz Geben Sie Ihren Namenszusatz ein, sofern er sich geändert hat, z.B. ein Adelstitel. Vorsatzwort Geben Sie Ihr Adelsprädikat ein, sofern es sich geändert hat. Geburtsname Der Geburtsname ist nicht zu ändern. Vorsatzwort Geburtsname Das Vorsatzwort Geburtsname ist nicht zu ändern. Namenszusatz Geburtsname Der Namenszusatz Geburtsname ist nicht zu ändern. Geschlecht Bitte geben Sie das Geschlecht ein, sofern es sich geändert hat. Begründende Unterlage Laden Sie hier die begründende Unterlage hoch, die Ihre Änderung beurkundet (z.B. Heiratsurkunde, Geburtsurkunde) Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 25 von 62 MeinePersonaldaten Stammdaten ändern: Bankverbindung Mit dieser Mitteilung werden Änderungen mit Bezug auf die Bankverbindung vorgenommen. Bitte geben Sie die von Ihrer Bank erhaltene IBAN ein. I. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Öffnen Sie die Kachel Stammdaten ändern. 2. Öffnen Sie die Kachel Bankverbindung. 3. Geben Sie die neuen Daten in die vorgesehenen Felder ein (Pflichtfelder sind blau markiert). 4. Bestätigen Sie die Richtigkeit der Eingaben mit dem Button BESTÄTIGEN. II. Weiterer Ablauf 1. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden diese ab dem eingegebenen Wirksam ab – Datum für Sie in MeinePersonaldaten sofort sichtbar und wirksam. 2. Sie erhalten eine Benachrichtigung im Digitalen Assistenten über die Veränderung. 3. Sie müssen nichts weiter veranlassen. Allgemeine Hinweise Bitte beachten Sie, dass die Abrechnung der Bezüge schon Mitte des Monats abgeschlossen wird. Änderungen, die nach der Monatsmitte vorgenommen werden, können erst im darauffolgenden Monat berücksichtigt werden. Es ist daher ein Datum in der Zukunft anzugeben. Es besteht ausschließlich die Möglichkeit eine deutsche IBAN zu hinterlegen. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 26 von 62 MeinePersonaldaten III. Eingabefelder Eingabefeld Erklärung Wirksam ab Geben Sie das in der Zukunft liegende Datum ein, ab dem die Änderung in Kraft treten soll. IBAN Geben Sie die zu nutzende deutsche IBAN-Nummer ein. Bank Der Name Ihres Bankinstituts wird automatisch anhand Ihrer IBAN-Nummer eingefügt. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 27 von 62 MeinePersonaldaten Stammdaten ändern: Kontaktdaten Mit dieser Mitteilung werden Änderungen mit Bezug auf Ihre Kontaktdaten vorgenommen. Sie können Ihre Adresse ändern oder aber auch Ihre persönlichen Erreichbarkeiten, wie Mobilnummer und E-Mail-Adresse hinterlegen. I. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Öffnen Sie die Kachel Stammdaten ändern. 2. Öffnen Sie die Kachel Kontaktdaten. 3. Geben Sie die neuen Daten in die vorgesehenen Felder ein (Pflichtfelder sind blau markiert). 4. Bestätigen Sie die Richtigkeit der Eingaben mit dem Button BESTÄTIGEN. II. Weiterer Ablauf 5. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden diese ab dem eingegebenen „Wirksam ab - Datum“ für Sie in MeinePersonaldaten sofort sichtbar und wirksam. 6. Sie erhalten eine Benachrichtigung im Digitalen Assistenten über die Veränderung. 7. Sie müssen nichts weiter veranlassen. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 28 von 62 MeinePersonaldaten Allgemeine Hinweise Bitte beachten Sie, dass die Abrechnung der Bezüge schon Mitte des Monats abgeschlossen wird. Änderungen, die nach der Monatsmitte vorgenommen werden, können erst im darauffolgenden Monat berücksichtigt werden. III. Eingabefelder Eingabefeld Erklärung Wirksam ab Geben Sie das Datum ein, ab dem die Änderung in Kraft treten soll. Hier ist ein Datum in der Zukunft zu wählen. Straße Geben Sie den Straßennamen Ihrer Anschrift ein, sofern er sich geändert hat. Hausnummer Geben Sie die Hausnummer Ihrer Anschrift ein, sofern sie sich geändert hat. PLZ Geben Sie die Postleitzahl Ihrer Anschrift ein, sofern sie sich geändert hat. Wohnort Geben Sie den Ort Ihrer Anschrift ein, sofern er sich geändert hat. Land Geben Sie das Land Ihrer Anschrift ein, sofern es sich geändert hat. Vorwahl Geben Sie Ihre Telefonvorwahl ein, sofern sie sich geändert hat. Telefonnummer Geben Sie Ihre Telefonnummer ein, sofern sie sich geändert hat. Mobilvorwahl Geben Sie Ihre Mobilvorwahl ein, sofern sie sich geändert hat. Mobilnummer Geben Sie Ihre Mobilnummer ein, sofern sie sich geändert hat. E-Mail privat Geben Sie Ihre private E-Mail-Adresse ein, sofern sie sich geändert hat. Anschriftenzusatz Geben Sie Ihren Anschriftenzusatz ein, sofern dieser sich geändert hat. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 29 von 62 MeinePersonaldaten Stammdaten ändern: Kontakt (Beschäftigte mit Residenzpflicht) Mit dieser Mitteilung werden Änderungen mit Bezug auf Ihre Kontaktdaten vorgenommen. Sie können Ihre Adresse ändern oder Ihre persönlichen Erreichbarkeiten, wie Mobilnummer und E-Mail-Adresse hinterlegen. I. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Öffnen Sie die Kachel Stammdaten ändern. 2. Öffnen Sie die Kachel Kontakt. 3. Geben Sie die neuen Daten in die vorgesehenen Felder ein (Pflichtfelder sind blau markiert). 4. Bestätigen Sie die Richtigkeit der Eingaben mit dem Button BESTÄTIGEN. II. Weiterer Ablauf 5. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden Ihre Daten an die zuständige Personalsachbearbeitung zur Prüfung der Residenzpflicht weitergeleitet. 6. Die Personalsachbearbeitung prüft, ob Ihre Eingaben mit den hochgeladenen Unterlagen übereinstimmen. 7. Zur Prüfung der Unterlagen wird die Personalsachbearbeitung ggf. die Originalunterlagen zur Ansicht bei Ihnen anfordern. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 30 von 62 MeinePersonaldaten 8. Sie erhalten eine Benachrichtigung über das Ergebnis der Prüfung in MeinePersonaldaten. Über den Abschluss der Prüfung werden Sie zudem per E-Mail informiert und können den Status Ihres Antrages in MeinePersonaldaten abrufen. Allgemeine Hinweise Bitte beachten Sie, dass die Abrechnung der Bezüge schon Mitte des Monats abgeschlossen wird. Änderungen, die nach der Monatsmitte vorgenommen werden, können erst im darauffolgenden Monat berücksichtigt werden. III. Eingabefelder Eingabefeld Erklärung Wirksam ab Geben Sie das Datum ein, ab dem die Änderung in Kraft treten soll. Hier ist ein Datum in der Zukunft zu wählen. Straße Geben Sie den Straßennamen Ihrer Anschrift ein, sofern er sich geändert hat. Hausnummer Geben Sie die Hausnummer Ihrer Anschrift ein, sofern sie sich geändert hat. PLZ Geben Sie die Postleitzahl Ihrer Anschrift ein, sofern sie sich geändert hat. Wohnort Geben Sie den Ort Ihrer Anschrift ein, sofern er sich geändert hat. Land Geben Sie das Land Ihrer Anschrift ein, sofern es sich geändert hat. Vorwahl Geben Sie Ihre Telefonvorwahl ein, sofern sie sich geändert hat. Telefonnummer Geben Sie Ihre Telefonnummer ein, sofern sie sich geändert hat. Mobilvorwahl Geben Sie Ihre Mobilvorwahl ein, sofern sie sich geändert hat. Mobilnummer Geben Sie Ihre Mobilnummer ein, sofern sie sich geändert hat. E-Mail privat Geben Sie Ihre private E-Mail-Adresse ein, sofern sie sich geändert hat. Anschriftenzusatz Geben Sie Ihren Anschriftenzusatz ein, sofern dieser sich geändert hat. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 31 von 62 MeinePersonaldaten Stammdaten ändern: Ehe-/Lebenspartner Mit dieser Mitteilung werden Änderungen mit Bezug auf Ihre Ehe-/Lebenspartnerschaft vorgenommen. Von Ihrem zuständigen Standsamt bekommen Sie ein Dokument als Nachweis. Dieses Dokument laden Sie in Ihrer Mitteilung hoch. Ihre zuständige Personalsachbearbeitung erhält Ihre Unterlagen zur weiteren Bearbeitung. I. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Öffnen Sie die Kachel Stammdaten ändern. 2. Öffnen Sie die Kachel Ehe-/Lebenspartner. 3. Geben Sie die neuen Daten in die vorgesehenen Felder ein (Pflichtfelder sind blau markiert). 4. Wählen Sie eine begründende Unterlage (z.B. Heiratsurkunde) von Ihrem Gerät aus und fügen Sie diese hinzu. 5. Bestätigen Sie die Richtigkeit der Eingaben mit dem Button BESTÄTIGEN. II. Weiterer Ablauf 1. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden Ihre Daten an die zuständige Personalsachbearbeitung weitergeleitet. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 32 von 62 MeinePersonaldaten 2. Die Personalsachbearbeitung prüft, ob Ihre Eingaben mit den hochgeladenen Unterlagen übereinstimmen. 3. Zur Prüfung der Unterlagen wird die Personalsachbearbeitung ggf. die Originalunterlagen zur Ansicht bei Ihnen anfordern. 4. Sie erhalten eine Benachrichtigung über das Ergebnis der Prüfung in MeinePersonaldaten. Über den Abschluss der Prüfung werden Sie zudem per E- Mail informiert und können den Status Ihres Antrages in MeinePersonaldaten abrufen. Allgemeine Hinweise Bitte beachten Sie, dass die Abrechnung der Bezüge schon Mitte des Monats abgeschlossen wird. Änderungen, die nach der Monatsmitte vorgenommen werden, können erst im darauffolgenden Monat berücksichtigt werden. III. Eingabefelder Eingabefeld Erklärung Nachname Geben Sie den Nachnamen Ihres/Ihrer Ehe-/Lebenspartner ein. Vorname Geben Sie den Vornamen Ihres/Ihrer Ehe-/Lebenspartner ein. Geschlecht Geben Sie das Geschlecht Ihres/Ihrer Ehe-/Lebenspartners ein. Namenszusatz Geben Sie den Namenszusatz Ihres/Ihrer Ehe- /Lebenspartner ein. Vorsatzwort Geben Sie das Vorsatzwort Ihres/Ihrer Ehe- /Lebenspartner ein. Geburtsdatum Geben Sie das Geburtsdatum Ihres/Ihrer Ehe- /Lebenspartner ein. Geburtsname Geben Sie den Geburtsnamen Ihres/Ihrer Ehe- /Lebenspartner ein. Namenszusatz Geburtsname Geben Sie den Namenszusatz des Geburtsnamens Ihres/Ihrer Ehe-/Lebenspartner ein. Vorsatzwort Geburtsname Geben Sie das Vorsatzwort des Geburtsnamen Ihres/Ihrer Ehe-/Lebenspartner ein. Wirksam ab Geben Sie das Datum ein, ab dem die Änderung in Kraft treten soll. (z.B. Datum der Eheschließung.) Begründende Unterlage Laden Sie hier die begründende Unterlage hoch, die Ihre Ehe-/Lebenspartnerschaft beurkundet (z.B. Auszug aus dem Stammbuch, Heiratsurkunde) Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 33 von 62 MeinePersonaldaten Stammdaten ändern: Familienstand Mit dieser Mitteilung werden Änderungen mit Bezug auf Ihren Familienstand vorgenommen. Von Ihrem zuständigen Standsamt bekommen Sie ein Dokument zum Nachweis des eingetragenen Familienstandes. Dieses Dokument laden Sie in Ihrer Mitteilung hoch. Ihre zuständige Personalsachbearbeitung erhält Ihre Unterlagen zur weiteren Bearbeitung. I. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Öffnen Sie die Kachel Stammdaten ändern. 2. Öffnen Sie die Kachel Familienstand. 3. Geben Sie die neuen Daten in die vorgesehenen Felder ein (Pflichtfelder sind blau markiert). 4. Wählen Sie eine begründende Unterlage (z.B. Heiratsurkunde) von Ihrem Gerät aus und fügen Sie diese hinzu. 5. Bestätigen Sie die Richtigkeit der Eingaben mit dem Button BESTÄTIGEN. II. Weiterer Ablauf 1. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden Ihre Daten an die zuständige Personalsachbearbeitung weitergeleitet. 2. Die Personalsachbearbeitung prüft, ob Ihre Eingaben mit den hochgeladenen Unterlagen übereinstimmen. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 34 von 62 MeinePersonaldaten 3. Zur Prüfung der Unterlagen wird die Personalsachbearbeitung ggf. die Originalunterlagen zur Ansicht bei Ihnen anfordern. 4. Sie erhalten eine Benachrichtigung über das Ergebnis der Prüfung in MeinePersonaldaten. Über den Abschluss der Prüfung werden Sie zudem per E- Mail informiert und können den Status Ihres Antrages in MeinePersonaldaten abrufen. Allgemeine Hinweise Bitte beachten Sie, dass die Abrechnung der Bezüge schon Mitte des Monats abgeschlossen wird. Änderungen, die nach der Monatsmitte vorgenommen werden, können erst im darauffolgenden Monat berücksichtigt werden. III. Eingabefelder Eingabefeld Erklärung Familienstand Wählen Sie hier Ihren zutreffenden Familienstand aus. Wirksam ab Geben Sie das Datum ein, ab dem die Änderung in Kraft treten soll (z.B. Datum der Eheschließung oder Scheidung). Name Geben Sie Ihren Nachnamen ein, sofern er sich geändert hat. Namenszusatz Geben Sie Ihren Namenszusatz ein, sofern er sich geändert hat, z.B. ein Adelstitel. Vorsatzwort Geben Sie Ihr Adelsprädikat ein, sofern es sich geändert hat. Geburtsname Geben Sie Ihren Geburtsnamen, entsprechend Ihrer Geburtsurkunde, ein, sofern er sich geändert hat. Vorsatzwort Geburtsname Geben Sie Ihr Adelsprädikat, entsprechend Ihrer Geburtsurkunde, ein, sofern es sich geändert hat. Namenszusatz Geburtsname Geben Sie Ihren Zusatz zum Namen, entsprechend Ihrer Geburtsurkunde, ein, sofern er sich geändert hat, z.B. ein Adelstitel. Begründende Unterlage Laden Sie hier die begründende Unterlage hoch, die Ihre Namensänderung beurkundet (z.B. Heiratsurkunde, Scheidungsurteil, Scheidungsantrag, Sterbeurkunde). Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 35 von 62 MeinePersonaldaten Stammdaten ändern: Kinder Mit dieser Mitteilung werden Änderungen mit Bezug auf Ihre Kinder vorgenommen. Von Ihrem zuständigen Standsamt bekommen Sie ein Dokument zum Nachweis (bspw. Geburtsurkunde, Adoptionsurkunde). Dieses Dokument laden Sie in Ihrer Mitteilung hoch. Ihre zuständige Personalsachbearbeitung erhält Ihre Unterlagen zur weiteren Bearbeitung. I. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Öffnen Sie die Kachel Stammdaten ändern. 2. Öffnen Sie die Kachel Kinder. 3. Geben Sie die neuen Daten in die vorgesehenen Felder ein (Pflichtfelder sind blau markiert). 4. Wählen Sie eine begründende Unterlage (z.B. Geburtsurkunde) von Ihrem Gerät aus und fügen Sie diese hinzu. 5. Bestätigen Sie die Richtigkeit der Eingaben mit dem Button BESTÄTIGEN. II. Weiterer Ablauf 1. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden Ihre Daten an die zuständige Personalsachbearbeitung weitergeleitet. 2. Die Personalsachbearbeitung prüft, ob Ihre Eingaben mit den hochgeladenen Unterlagen übereinstimmen. 3. Zur Prüfung der Unterlagen wird die Personalsachbearbeitung ggf. die Originalunterlagen zur Ansicht bei Ihnen anfordern. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 36 von 62 MeinePersonaldaten 4. Sie erhalten eine Benachrichtigung über das Ergebnis der Prüfung in MeinePersonaldaten. Über den Abschluss der Prüfung werden Sie zudem per E- Mail informiert und können den Status Ihres Antrages in MeinePersonaldaten abrufen. Allgemeine Hinweise Bitte beachten Sie, dass die Abrechnung der Bezüge schon Mitte des Monats abgeschlossen wird. Änderungen, die nach der Monatsmitte vorgenommen werden, können erst im darauffolgenden Monat berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie, dass die Hinterlegung der namentlichen Bezeichnung der Kinder für den sich im Rollout befindlichen Antragsmöglichkeit Kind krank – Meldung erforderlich ist. III. Eingabefelder Eingabefeld Erklärung Vorname Geben Sie den Vornamen Ihres Kindes ein. Geburtsdatum Geben Sie das Geburtsdatum Ihres Kindes ein. Geschlecht Tätigen Sie eine Angabe zum Geschlecht. Kindschaftsverhältnis Geben Sie an, welches familiäre Verhältnis zu Ihrem Kind besteht. Abweichender Name Nur auszufüllen sofern der Nachname Ihres Kindes von Ihrem Nachnamen abweicht. Reihenfolge bei Mehrlingsgeburt Geben Sie bei Mehrlingsgeburten hier ein, ob Ihr Kind als erstes, zweites, drittes etc. geboren wurde. Begründende Unterlage Laden Sie hier die begründende Unterlage hoch, die Ihr Kindschaftsverhältnis beurkundet (z.B. Geburtsurkunde, Adoptionsurkunde). Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 37 von 62 MeinePersonaldaten Stammdaten ändern: Schwerbehinderung/Gleichstellung Mit dieser Mitteilung werden Änderungen mit Bezug auf den Grad der Schwerbehinderung und Gleichstellung vorgenommen. Als Nachweis dient der Schwerbehindertenausweis oder Gleichstellungsbescheid bspw. des Versorgungssamtes. Dieses Dokument laden Sie in Ihrer Mitteilung hoch. Ihre zuständige Personalsachbearbeitung erhält Ihre Unterlagen zur weiteren Bearbeitung. I. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Öffnen Sie die Kachel Stammdaten ändern. 2. Öffnen Sie die Kachel Schwerbehinderung/Gleichstellung. 3. Geben Sie die neuen Daten in die vorgesehenen Felder ein (Pflichtfelder sind blau markiert). 4. Wählen Sie eine begründende Unterlage (z.B. Schwerbehindertenausweis, Feststellungsbescheid) von Ihrem Gerät aus und fügen Sie diese hinzu. 5. Bestätigen Sie die Richtigkeit der Eingaben mit dem Button BESTÄTIGEN. II. Weiterer Ablauf 1. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden Ihre Daten an die zuständige Personalsachbearbeitung weitergeleitet. 2. Die Personalsachbearbeitung prüft, ob Ihre Eingaben mit den hochgeladenen Unterlagen übereinstimmen. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 38 von 62 MeinePersonaldaten 3. Zur Prüfung der Unterlagen wird die Personalsachbearbeitung ggf. die Originalunterlagen zur Ansicht bei Ihnen anfordern. 4. Sie erhalten eine Benachrichtigung über das Ergebnis der Prüfung in MeinePersonaldaten. Über den Abschluss der Prüfung werden Sie zudem per E- Mail informiert und können den Status Ihres Antrages in MeinePersonaldaten abrufen. Allgemeine Hinweise Bitte beachten Sie, dass die Abrechnung der Bezüge schon Mitte des Monats abgeschlossen wird. Änderungen, die nach der Monatsmitte vorgenommen werden, können erst im darauffolgenden Monat berücksichtigt werden. III. Eingabefelder Eingabefeld Erklärung Grad der Behinderung Geben Sie den auf Ihrer begründenden Unterlage angegebenen Grad der Behinderung ein. Anerkannt durch Geben Sie anhand der Art der begründenden Unterlagen ein, wie Ihre Gleichstellung oder Schwerbehinderung anerkannt wurde. Anerkannt seit Geben Sie das gültig-ab Datum Ihres Schwerbehindertenausweises ein. Bei Gleichstellungsbescheiden und anderen Nachweisen geben Sie das Antragsdatum oder das Ausstellungsdatum ein. Anerkannt bis Geben Sie ein, bis wann die begründende Unterlage gültig ist. Bei unbefristeten begründenden Unterlagen ändern Sie den Wert zu „unbegrenzt“. Ausstellende Behörde Geben Sie abhängig von der Art der begründenden Unterlagen ein, welche Dienststelle Ihre Schwerbehinderung oder Gleichstellung festgestellt hat. Akten-/Geschäftszeichen Geben Sie abhängig von der Art der begründenden Unterlage das dazugehörige Aktenzeichen oder Geschäftszeichen ein. Verwenden Sie keine Kommata, Semikolons oder Voranstellungen wie Az oder Gz. Begründende Unterlage Laden Sie hier die begründende Unterlage hoch, die Ihre Schwerbehinderung oder Gleichstellung bescheinigt (z.B. Schwerbehindertenausweis, Gleichstellungsbescheid) Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 39 von 62 MeinePersonaldaten Änderungsmitteilungen – Rund um die Abrechnung Die Kachel Rund um die Abrechnung enthält weitere Unterkacheln zur direkten Beantragung von Veränderungen. Sie finden hier unter anderen: • Leonspende • Vermögensw. Leistung • Besoldungsergänzungszuschuss • Nebentätigkeitsanzeige (NEU im Rollout Stufe3) Im Verlauf sind alle unter Rund um die Abrechnung zugeordneten Unterkacheln näher beschrieben. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 40 von 62 MeinePersonaldaten Rund um die Abrechnung: Leonspende Mit dieser Mitteilung können Sie der Leonspende (monatliche Spende des Centbetrages hinter dem Komma Ihres Gehaltes) aktiv zustimmen. Weitere Informationen zur Leonspende finden Sie auf hamburg.de. I. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Öffnen Sie die Kachel Rund um die Abrechnung. 2. Öffnen Sie die Kachel Leonspende. 3. Geben Sie die neuen Daten in die vorgesehenen Felder ein (Pflichtfelder sind blau markiert). 4. Bestätigen Sie die Richtigkeit der Eingaben mit dem Button BESTÄTIGEN. II. Weiterer Ablauf 5. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden diese ab dem eingegebenen Wirksam ab – Datum für Sie in MeinePersonaldaten sofort sichtbar und wirksam. 6. Sie erhalten eine Benachrichtigung im Digitalen Assistenten über die Veränderung. 7. Bitte beachten Sie, dass die Abrechnung aus technischen Gründen bereits am Anfang des Monats durchgeführt wird. Daher können Änderungen ggf. erst in dem darauffolgenden Monat wirksam werden. Allgemeine Hinweise Die Städtepartnerschaft zwischen Hamburg und der Stadt León in Nicaragua wurde 1989 besiegelt. Angesichts der besonderen Lage der Stadt León unterstützt Hamburg Projekte, die zu einer Verbesserung der Lebensbe- dingungen der Bürgerinnen und Bürger Leóns beitragen. Über 23.000 Beschäftigte und Versorgungsempfangende der Freien und Hansestadt Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 41 von 62 MeinePersonaldaten Hamburg spenden jeden Monat den Centbetrag hinter dem Komma ihres Gehalts. Seit dem Start 1996 kamen bereits rund 3,1 Millionen Euro zusammen. Damit werden in der Partnerstadt Léon Projekte wie sanitäre Hausanschlüsse finanziert III. Eingabefelder Eingabefeld Erklärung Leonspende Geben Sie ein, ob Sie die Leonspende einrichten (ja) oder abbestellen (nein) möchten. Wirksam ab Geben Sie das Datum ein, ab dem die Änderung in Kraft treten soll. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 42 von 62 MeinePersonaldaten Rund um die Abrechnung: Vermögenswirksame Leistungen Mit dieser Mitteilung werden Anträge mit neu angelegten Verträgen mit Bezug auf die vermögenswirksamen Leistungen eingereicht. Als Nachweis dient bspw. der (Bau-) Sparvertrag. Dieses Dokument laden Sie in Ihrer Mitteilung hoch. Ihre zuständige Personalsachbearbeitung erhält Ihre Unterlagen zur weiteren Bearbeitung. Bitte beachten Sie, dass eine Antragsstellung zum 01. Eines Monats beantragt werden kann und höchstens zwei Monate in die Vergangenheit berücksichtigt wird. Passen Sie entsprechend das Wirksam ab Datum an. I. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Öffnen Sie die Kachel Rund um die Abrechnung. 2. Öffnen Sie die Kachel Vermögenswirksame Leistungen. 3. Geben Sie die neuen Daten in die vorgesehenen Felder ein (Pflichtfelder sind blau markiert). 4. Wählen Sie eine begründende Unterlage (z.B. Sparvertrag, Versicherungsvertrag) von Ihrem Gerät aus und fügen Sie dieses hinzu. 5. Bestätigen Sie die Richtigkeit der Eingaben mit dem Button BESTÄTIGEN. II. Weiterer Ablauf 1. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden Ihre Daten an die zuständige Personalsachbearbeitung weitergeleitet. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 43 von 62 MeinePersonaldaten 2. Die Personalsachbearbeitung prüft, ob Ihre Eingaben mit den hochgeladenen Unterlagen übereinstimmen. 3. Zur Prüfung der Unterlagen wird die Personalsachbearbeitung ggf. die Originalunterlagen zur Ansicht bei Ihnen anfordern. 4. Sie erhalten eine Benachrichtigung über das Ergebnis der Prüfung in MeinePersonaldaten. Über den Abschluss der Prüfung werden Sie zudem per E- Mail informiert und können den Status Ihres Antrages in MeinePersonaldaten abrufen. Allgemeine Hinweise Bitte beachten Sie, dass eine Antragstellung zum 01. eines Monats beantragt werden kann und höchstens zwei Monate in die Vergangenheit berücksichtigt wird. Bitte beachten Sie, dass die Abrechnung der Bezüge schon Mitte des Monats abgeschlossen wird. Änderungen, die nach der Monatsmitte vorgenommen werden, können erst im darauffolgenden Monat berücksichtigt werden. III. Eingabefelder Eingabefeld Erklärung Empfänger Geben Sie die Bezeichnung des Anlageinstitutes ein. IBAN Geben Sie die IBAN des Anlageinstitutes ein. Verwendungszweck Geben Sie den Verwendungszweck der Vermögenswirksamen Leistungen ein. Dieser kann aus einer Vertrags-Nr. oder einem Aktenzeichen bestehen. Ist Ihnen kein Verwendungszweck bekannt, geben Sie Ihren Vor- und Nachnamen ein. Betrag Geben Sie den Betrag der Vermögenswirksamen Leistungen ein. Überweisungsrhythmus Geben Sie hier ein, ob die Überweisungen monatlich oder nach einem individuellen Rhythmus getätigt werden sollen. Sofern Sie individuell ausgewählt haben, klicken Sie bitte die Monate in der sich öffnenden Übersicht an. Wirksam ab Geben Sie das Datum ein, ab dem der Antrag gelten soll. Beachten Sie, dass das Datum maximal zwei Monate in der Vergangenheit liegen darf. Wirksam bis Geben Sie das Datum ein, ab dem die Änderung abterminiert wird, sofern dieses befristet ist. Begründende Unterlage Laden Sie hier die begründende Unterlage hoch, die Ihre vermögenswirksamen Leistungen bestätigt (z.B. Vertrag des Anlageinstitutes). Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 44 von 62 MeinePersonaldaten Rund um die Abrechnung: Besoldungsergänzungszuschuss Mit dieser Mitteilung werden Änderungen mit Bezug auf den Besoldungsergänzungszuschuss vorgenommen. Füllen Sie das verlinkte Anzeigeformular aus. Dieses Dokument laden Sie in Ihrer Mitteilung hoch. Ihre zuständige Personalsachbearbeitung erhält Ihre Unterlagen zur weiteren Bearbeitung. Der Besoldungsergänzungszuschlag ist auf hamburg.de in seinen Einzelheiten beschrieben. I. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Öffnen Sie die Kachel Rund um die Abrechnung. 2. Öffnen Sie die Kachel Besoldungsergänzungszuschuss. 3. Öffnen Sie das Anzeigeformular und füllen Sie das Dokument aus. Speichern Sie es lokal auf Ihrem Rechner. 4. Wählen Sie als begründende Unterlage das soeben ausgefüllte Dokumente (Anzeigeformular) von Ihrem Gerät aus und fügen Sie dieses hinzu. 5. Bestätigen Sie die Richtigkeit der Eingaben mit dem Button BESTÄTIGEN. II. Weiterer Ablauf 1. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden Ihre Daten an die zuständige Personalsachbearbeitung weitergeleitet. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 45 von 62 MeinePersonaldaten 2. Die Personalsachbearbeitung prüft, ob Ihren Anspruch anhand des hochgeladenen Anzeigeformulars. 3. Sie erhalten eine Benachrichtigung über das Ergebnis der Prüfung in MeinePersonaldaten. Über den Abschluss der Prüfung werden Sie zudem per E-Mail informiert und können den Status Ihres Antrages in MeinePersonaldaten abrufen. III. Eingabefelder Eingabefeld Erklärung Begründende Unterlage Laden Sie hier die begründende Unterlage hoch, nutzen Sie hierzu für das verlinkte Anzeigeformular. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 46 von 62 MeinePersonaldaten Rund um die Abrechnung: Nebentätigkeitsanzeige (NEU im Rollout Stufe3) Mit dieser Mitteilung werden Änderungen mit Bezug auf Ihre Nebentätigkeit gegenüber der Freien und Hansestadt Hamburg angezeigt. Weitere Informationen zum Thema rund um die Nebentätigkeit erhalten Sie im Sharepoint - Personalportal der FHH. Allgemeine Hinweise Bitte beachten Sie, dass dieser Antrag gestellt werden kann, sofern sich Ihre Dienststelle / Behörde bereits im Rollout der Stufe 3 befindet. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung. I. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Öffnen Sie die Kachel Rund um die Abrechnung. 2. Öffnen Sie die Kachel Nebentätigkeit. Es erscheint nachfolgende Eingabemaske. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 47 von 62 MeinePersonaldaten 3. Geben Sie die, für Ihre Nebentätigkeit relevanten Daten in die vorgesehenen Felder ein (Pflichtfelder sind blau markiert). 4. Wählen Sie eine begründende Unterlage (z.B. Vertrag) von Ihrem Gerät aus und fügen Sie dieses hinzu. 5. Bestätigen Sie die Richtigkeit der Eingaben mit dem Button BESTÄTIGEN. 6. Sie erhalten nachfolgende Info, die anzeigt, dass Ihr Antrag an Ihren Vorgesetzten übergeben wurde. II. Weiterer Ablauf 1. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden Ihre Daten an Ihre Führungskraft zur Stellungnahme weitergeleitet. 2. Nachdem die Führungskraft Ihren Antrag geprüft und eine Stellungnahme abgegeben hat, wird Ihr Datensatz an die zuständige Personalsachbearbeitung weitergeitet. 3. Über die Meldung im Kommunikationsbereich auf der linken Seite Ihrer Startseite können Sie den Bearbeitungsstand Ihres Antrags mit einem Klick auf das Uhrsymbol einsehen. Dies ist möglich bis zum Abschluss der Prüfung durch die Personalsachbearbeitung. 4. Die Personalsachbearbeitung prüft Ihren Anspruch anhand der von Ihnen hochgeladenen Unterlagen und der von Ihrer Führungskraft getätigten Stellungnahme. 5. Zur Prüfung der Unterlagen wird die Personalsachbearbeitung ggf. die Originalunterlagen zur Ansicht bei Ihnen anfordern. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 48 von 62 MeinePersonaldaten 6. Sie erhalten eine Benachrichtigung über das Ergebnis der Prüfung in MeinePersonaldaten. Über den Abschluss der Prüfung werden Sie zudem per E-Mail informiert und können den Status Ihres Antrages in MeinePersonaldaten abrufen. Allgemeine Hinweise Bitte beachten Sie die gesetzlichen Fristen zur Anzeige einer Nebentätigkeit. Hinweise zur Verordnungen und Rechtsgrundlagen können Sie HIER einsehen. Im Sharepoint der FHH können Sie HIER weitere Informationen vom Personalamt einsehen. III. Eingabefelder Eingabefeld Erklärung Art des Antrages Geben Sie ein, ob es sich um die Erstanzeige einer Nebentätigkeit oder z.B. eine Folgeanzeige handelt. Art der Nebentätigkeit Geben Sie die Art der Nebentätigkeit ein. Kategorie der Nebentätigkeit Geben Sie die Kategorie der Nebentätigkeit ein. Vorschläge NT Berufe Wählen Sie den Beruf, der Ihrer Nebentätigkeit entspricht. Auftraggeber/Firma Geben Sie den Auftraggeber oder Firmennamen ein. Beschreibung Geben Sie hier die Beschreibung der Nebentätigkeit ein. Ausübungszeitraum Geben Sie an, ob Sie Ihrer Nebentätigkeit innerhalb oder außerhalb der Dienstzeit nachgehen. Begründung Geben Sie eine entsprechende Begründung ein, weshalb die Nebentätigkeit innerhalb der Dienstzeit wahrgenommen wird. Wirksam ab Geben Sie an, wann Ihre Nebentätigkeit starten wird. Wirksam bis Geben Sie an, bis wann Ihre Nebentätigkeit gültig sein wird. Inanspruchnahme Personal Geben Sie an, ob Sie für Ihre Nebentätigkeit Personal Ihres Dienstherrn in Anspruch nehmen werden. Inanspruchnahme Material Geben Sie an, ob Sie für Ihre Nebentätigkeit Material Ihres Dienstherrn in Anspruch nehmen werden. Inanspruchnahme Einrichtung Geben Sie an, ob Sie für Ihre Nebentätigkeit Einrichtungen Ihres Dienstherrn in Anspruch nehmen werden. Begründung Geben Sie eine entsprechende Begründung für die Inanspruchnahme ein. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 49 von 62 MeinePersonaldaten Ausgestaltung Geben Sie an, wie Ihre Nebentätigkeit zeitlich ausgestaltet sein wird, z.B. einmalig oder regelmäßig. Umfang (Std./Wo.) Geben Sie an, wie viele Stunden pro Woche Sie Ihre Nebentätigkeit ausüben. Umfang (Wo./Jahr) Geben Sie an, wie viele Wochen pro Jahr Sie Ihre Nebentätigkeit ausüben. Verteilung der Wochentage Geben Sie an, an welchem/n Wochentag(en) Sie Ihre Nebentätigkeit ausüben werden. Nicht anzeigepflichtige Nebentätigkeiten Geben Sie an, ob es sich um eine anzeigepflichtige oder nicht anzeigepflichtige Nebentätigkeit handelt. Zeitaufwand Geben Sie den voraussichtlichen Zeitaufwand für Ihre Nebentätigkeit an. Bruttovergütung Geben Sie an, ob Sie eine Vergütung erhalten. Bruttovergütung Betrag im Nebentätigkeitsmonat Sofern Sie eine Vergütung erhalten, geben Sie die Höhe der Vergütung (brutto) pro Monat ein. Bezug geldwerter Vorteil Geben Sie an, ob Sie einen geldwerten Vorteil erhalten. Übersicht geldwerter Vorteil Sofern Sie einen geldwerten Vorteil erhalten, wählen Sie die Art des geldwerten Vorteils aus (z.B. Firmenwagen oder Personalrabatt) Begründende Unterlage Laden Sie hier die begründende Unterlage hoch, aus der die Bedingungen Ihrer Nebentätigkeit hervorgehen. (z.B. Arbeitsvertrag) Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 50 von 62 MeinePersonaldaten Anträge – Abwesenheiten Die Kachel Abwesenheiten enthält weitere Unterkacheln zur direkten Beantragung von Veränderungen. Sie finden hier unter anderen: • Bildungsurlaub (NEU im Rollout Stufe3) • Kind krank - Meldung (NEU im Rollout Stufe3) Im Verlauf sind alle unter Abwesenheiten zugeordneten Unterkacheln näher beschrieben. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 51 von 62 MeinePersonaldaten Abwesenheiten: Bildungsurlaub (NEU im Rollout Stufe 3) Mit dieser Mitteilung beantragen Sie einen Bildungsurlaub. Weitere Informationen zum Thema rund um den Bildungsurlaub erhalten Sie im Sharepoint - Personalportal der FHH. Allgemeine Hinweise Bitte beachten Sie, dass dieser Antrag gestellt werden kann, sofern sich Ihre Dienststelle / Behörde bereits im Rollout der Stufe 3 befindet. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung. I. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Öffnen Sie die Kachel Abwesenheiten. 2. Öffnen Sie die Kachel Bildungsurlaub. 3. Geben Sie die Daten in die vorgesehenen Felder ein (Pflichtfelder sind blau markiert). 4. Wählen Sie begründende Unterlagen (Anmeldebestätigung, Anerkennungs- bescheid und z.B. Inhalte/Agenda) von Ihrem Gerät aus und fügen Sie diese hinzu. 5. Bestätigen Sie die Richtigkeit der Eingaben mit dem Button BESTÄTIGEN. II. Weiterer Ablauf 1. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden Ihre Daten an Ihre Führungskraft zur Stellungnahme weitergeleitet. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 52 von 62 MeinePersonaldaten 2. Nachdem die Führungskraft Ihren Antrag geprüft und eine Stellungnahme abgegeben hat, wird Ihr Datensatz an die zuständige Personalsachbearbeitung weitergeitet. 3. Über die Meldung im Kommunikationsbereich auf der linken Seite Ihrer Startseite können Sie den Bearbeitungsstand Ihres Antrags mit einem Klick auf das Uhrsymbol einsehen. Dies ist möglich bis zum Abschluss der Prüfung durch die Personalsachbearbeitung. 4. Die Personalsachbearbeitung prüft Ihren Anspruch anhand der von Ihnen hochgeladenen Unterlagen und der von Ihrer Führungskraft getätigten Stellungnahme. 5. Zur Prüfung der Unterlagen wird die Personalsachbearbeitung ggf. die Originalunterlagen zur Ansicht bei Ihnen anfordern. 6. Sie erhalten eine Benachrichtigung über das Ergebnis der Prüfung in MeinePersonaldaten. Über den Abschluss der Prüfung werden Sie zudem per E- Mail informiert und können den Status Ihres Antrages in MeinePersonaldaten abrufen. Allgemeine Hinweise Mit dem Button Abwesenheiten anzeigen können Sie Ihre bisherigen Abwesenheitszeiträume einsehen. Beachten Sie die gesetzlichen Fristen zur Beantragung des Bildungsurlaubs. Hinweise zur Verordnungen und Rechtsgrundlagen können Sie HIER einsehen. Weitere Informationen können Sie im Sharepoint des FHH-Personalportals einsehen. III. Eingabefelder Eingabefeld Erklärung Grund des Antrages Wählen Sie den Grund Bildungsurlaub aus. Von Geben Sie das Datum ein, ab dem Ihr Bildungsurlaub starten soll. Bis Geben Sie das Datum ein, zu dem Ihr Bildungsurlaub enden soll. Begründende Unterlagen Laden Sie hier Ihre Anmeldebestätigung, den Anerkennungsbescheid der Veranstaltung und ggf. eine Agenda hoch. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 53 von 62 MeinePersonaldaten Abwesenheiten: Kind krank – Meldung (NEU im Rollout Stufe 3) Mit dieser Mitteilung reichen Sie die, für die Personalabteilung notwendige Kind krank – Meldung ein. Bitte beachten Sie, dass die Einreichung der Kind krank – Meldung über MeinePersonaldaten nicht die, mit Ihrer Dienststelle/Vorgesetzte Person vereinbarte Kommunikation über die Abwesenheit ersetzt. Allgemeine Hinweise Bitte beachten Sie, dass dieser Antrag gestellt werden kann, sofern sich Ihre Dienststelle / Behörde bereits im Rollout der Stufe 3 befindet. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung. I. Schritt-für-Schritt-Anleitung 1. Öffnen Sie die Kachel Abwesenheiten. 2. Öffnen Sie die Kachel Kind krank - Meldung. 3. Geben Sie die Daten in die vorgesehenen Felder ein (Pflichtfelder sind blau markiert). 4. Wählen Sie begründende Unterlage (i.d.R. Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung des Kindes) von Ihrem Gerät aus und fügen Sie diese hinzu. 5. Bestätigen Sie die Richtigkeit der Eingaben mit dem Button BESTÄTIGEN. II. Weiterer Ablauf Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 54 von 62 MeinePersonaldaten 1. Nachdem Sie Ihre Eingaben bestätigt haben, werden Ihre Daten an die zuständige Personalsachbearbeitung weitergeleitet. 2. Die Personalsachbearbeitung prüft, ob Ihre Eingaben mit den hochgeladenen Unterlagen übereinstimmen. 3. Zur Prüfung der Unterlagen wird die Personalsachbearbeitung ggf. die Originalunterlagen zur Ansicht bei Ihnen anfordern. 4. Sie erhalten eine Benachrichtigung über das Ergebnis der Prüfung in MeinePersonaldaten. Über den Abschluss der Prüfung werden Sie zudem per E- Mail informiert und können den Status Ihrer Mitteilung in MeinePersonaldaten abrufen. Allgemeine Hinweise Mit dem Button Abwesenheiten anzeigen können Sie Ihre bisherigen Abwesenheitszeiträume einsehen. Beachten Sie, dass die Mitteilung der Kind krank – Meldung über MeinePersonaldaten nicht die Kommunikation mit der vorgesetzten Person ersetzt. Weitere Informationen können Sie im Sharepoint des FHH-Personalportals einsehen. III. Eingabefelder Eingabefeld Erklärung Grund des Antrages Wählen Sie den Grund der Mitteilung aus. Von Geben Sie das Datum ein, ab dem die Kind krank – Meldung gilt. Bis Geben Sie das Datum ein, zu dem die Kind krank – Meldung gilt. Betroffenes Kind Wählen Sie das betroffene Kind aus. Begründende Unterlagen Laden Sie hier die ärztliche Bescheinigung als Nachweis hoch. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 55 von 62 MeinePersonaldaten MeinePersonaldaten für Vorgesetzte (NEU im Rollout Stufe 3) Einzelne Anträge in MeinePersonaldaten bedürfen der Stellungnahme von Ihnen als vorgesetzte Person. Diese Anträge sind u.a. • Bildungsurlaub • Nebentätigkeitsanzeige Diese Antragsmöglichkeiten können genutzt werden, sofern sich Ihre Dienststelle / Behörde bereits im Rollout der Stufe 3 befindet. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung. Nähere Informationen erhalten Sie in dem, für Sie geschaffenen SharePoint unter Informationen für Führungskräfte - MeinePersonaldaten - FHHportal. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 56 von 62 MeinePersonaldaten Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Stellungnahme für Vorgesetzte - Bildungsurlaub 1. Nutzende von MeinePersonaldaten aus Ihrem Team stellen einen Antrag über MeinePersonaldaten (bspw. Bildungsurlaub). [siehe Abwesenheiten: Bildungsurlaub (NEU im Rollout Stufe 3)] 2. Sie als vorgesetzte Person erhalten automatisch eine Benachrichtigung an Ihre mit in MeinePersonaldaten registrierte E-Mail, dass neue Informationen für Sie in MeinePersonaldaten vorliegen. 3. Klicken Sie auf den Link in Ihrer E-Mail und Sie sind in meinepersonaldaten.hamburg.de angemeldet. 4. Im Digitalen Assistenten auf der linken Seite sehen Sie die für Sie hinterlegte Information. 5. In diesem Fall hat die nutzende Person einen Antrag auf Bildungsurlaub gestellt. Namentlich können sie einsehen, um welches Beschäftigungsverhältnis es sich handelt. 6. Klicken Sie auf die Nachricht. 7. Ein Fenster öffnet sich mit dem gestellten Antrag. Bitte prüfen Sie die zeitliche Vereinbarkeit in Ihrer Zuständigkeit. 8. Nach erfolgter Prüfung klicken Sie auf den Button weiterleiten. 9. Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster. 1. Geben Sie hier Ihre Stellungnahme zum Antrag zur Weiterleitung an die zuständige Personalsachbearbeitung ein. Eine Stellungnahme kann positiv, neutral und negativ sein. Diese dient der Personalsachbearbeitung als Entscheidungshilfe und wird entsprechend dokumentiert. Textempfehlung: Der Zeitraum ist passend. Der Antrag kann genehmigt werden. Kürzel 10. Bestätigen Sie die Eingaben mit dem Button WEITERLEITEN. 11. Der Antrag wurde inkl. Ihrer Stellungnahme nun an die zuständige Personalsachbearbeitung zur weiteren Bearbeitung übermittelt. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 57 von 62 MeinePersonaldaten Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Stellungnahme für Vorgesetzte - Nebentätigkeit 2. Nutzende von MeinePersonaldaten aus Ihrem Team stellen einen Antrag über MeinePersonaldaten (bspw. Nebentätigkeit). [siehe Rund um die Abrechnung: Nebentätigkeit (NEU im Rollout Stufe 3)] 3. Sie als vorgesetzte Person erhalten automatisch eine Benachrichtigung an Ihre mit in MeinePersonaldaten registrierte E-Mail, dass neue Informationen für Sie in MeinePersonaldaten vorliegen. 4. Klicken Sie auf den Link in Ihrer E-Mail und Sie sind in meinepersonaldaten.hamburg.de angemeldet. 5. Im Digitalen Assistenten auf der linken Seite sehen Sie die für Sie hinterlegte Information. 6. In diesem Fall hat die nutzende Person einen Antrag auf Nebentätigkeitsanzeige gestellt. Namentlich können sie einsehen, um welches Beschäftigungsverhältnis es sich handelt. 7. Klicken Sie auf die Nachricht. 8. Ein Fenster öffnet sich mit dem gestellten Antrag. Bitte prüfen Sie die zeitliche und inhaltliche Vereinbarkeit in Ihrer Zuständigkeit. 9. Nach erfolgter Prüfung klicken Sie auf den Button weiterleiten. 10. Es öffnet sich ein Pop-Up Fenster. Geben Sie hier Ihre Stellungnahme zum Antrag zur Weiterleitung an die zuständige Personalsachbearbeitung ein. Tragen Sie hier Ihren gewünschten Text inkl. Ihrem Namen ein. Eine Stellungnahme kann positiv, neutral und negativ sein. Diese dient der Personalsachbearbeitung als Entscheidungshilfe und wird entsprechend dokumentiert. Textempfehlung: Der Antrag wurde inhaltlich geprüft und kann genehmigt werden. Kürzel 11. Bestätigen Sie die Eingaben mit dem Button WEITERLEITEN. 12. Der Antrag wurde inkl. Ihrer Stellungnahme nun an die zuständige Personalsachbearbeitung zur weiteren Bearbeitung übermittelt. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 58 von 62 MeinePersonaldaten Vertretungsregelung Da MeinePersonaldaten von Vorgesetzten zur Antragstellung von Nutzenden künftig genutzt wird, kann bei Abwesenheiten eine individuelle oder dauerhafte Vertretungsregelung (für Tarifangestellte) hinterlegt werden. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur genutzt werden kann, sofern Ihre Dienststelle / Behörde bereits im Rollout der Stufe 3 sich befindet. Für weitere Informationen wenden Sie sich an Ihre Personalabteilung. Sie können in Ihrer Abwesenheit eine beliebige Person aus Ihrer Organisation benennen. Sie können zeitlich Ihre Abwesenheiten individuell für die Bearbeitung steuern. Diese Person erhält zusätzlich die von Ihrem Mitarbeitenden gestellten Anträge (bspw. Bildungsurlaub) zur Stellungnahme und Bitte um Bearbeitung. Empfehlung für Tarifangestellte: Nutzen Sie die Möglichkeit der Funktion Nur bei Abwesenheit. Hier werden alle in KoPers durch die Personalsachbearbeitung eingetragenen Abwesenheiten (inkl. die aus eZeit) berücksichtigt). Hinweise: Vertretende Personen können nicht auf Ihr Profil von MeinePersonaldaten zugreifen. Es dient lediglich der Weiterleitung an die Ihnen zugegangene Kommunikation von Anträgen Ihrer Beschäftigten (bspw. Bildungsurlaub). Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Nutzung der Vertretungsregelung 1. Öffnen sie hierzu diese Funktion. In dem Bereich der allgemeinen Einstellungen erhalten Sie in der Übersicht u.a. die Funktion Vertretung als Auswahl. Klicken Sie diese an. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 59 von 62 MeinePersonaldaten 2. Es öffnet sich ein PopUp-Fenster. Hier können die gewünschten Eingaben von Ihnen vorgenommen werden. Nachfolgend näher beschrieben. 3. Geben Sie einen Namen ein oder gehen Sie bequem auf das Personensymbol und wählen eine Beschäftigte Person aus Ihrem Dienststellenumfeld aus. 4. Geben Sie das Anfangsdatum ein. 5. Geben Sie das Enddatum ein. Alternativ können Sie unbegrenzt auswählen. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 60 von 62 MeinePersonaldaten 6. Empfehlung für Tarifangestellte: Wählen Sie den Regler Nur bei Abwesenheit, sollte es sich um eine festgelegte Vertretungsregelung in Ihren Abwesenheiten handeln. 7. Klicken Sie auf den Button hinzufügen. 8. Gehen Sie auf Speichern. 9. Ihre Angaben sind gespeichert und sind bis auf Widerruf oder bis zum gewählten Zeitpunkt gültig. Allgemeine Hinweise Vorausgesetzt wird die Anmeldung in MeinePersonaldaten. Die Bedienung von MeinePersonaldaten durch die zuständigen Personalsachbearbeitungen und Vorgesetzten gehört zu den dienstlichen Aufgaben dieser Personen. Es besteht eine selbstverständliche Verpflichtung aller Beschäftigten, das vom Dienstherrn für die Erledigung der Dienstgeschäfte bereitgestellte Telefon- und E-Mail-System hierfür zu nutzen, Beschäftigten sind verpflichtet, an sie gerichtete E-Mails, HIM-Workflows usw. zu bearbeiten. Ebenso wie Vorgesetzte z.B. verpflichtet sind, Anträge auf Urlaub oder Freizeitausgleich in eZeit zu bearbeiten, so sind sie auch verpflichtet, Anträge in anderen Systemen (wie z.B. MeinePersonaldaten) zu Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 61 von 62 MeinePersonaldaten bearbeiten. Dies ist durch das Weisungsrecht des Dienstherrn/Arbeitgebers abgedeckt. Die Nutzung von MeinePersonaldaten durch die jeweils persönlich nutzenden Beschäftigten ist freiwillig. Weitere Informationen können Sie im Sharepoint des FHH-Personalportals einsehen. Zentrum für Personaldienste (ZPD) Stand: April 26 Service-Line E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Weitere Informationen zu MeinePersonaldaten finden Sie unter zpd.de/meinepersonaldaten Seite 62 von 62 MeinePersonaldaten Hilfreiche Tipps & Tricks Auf dem Sharepoint MeinePersonaldaten sowie unter zpd.de/meinepersonaldaten erhalten Sie hilfreiche Tipps & Tricks rund um das Thema MeinePersonaldaten. Auch finden Sie hier die FAQ / Häufige Fragen, die wir für Sie bereitgestellt haben. Kontaktmöglichkeiten Sie benötigen Hilfe oder haben Anmerkungen? Wir helfen Ihnen gerne weiter: Hotline: 040/42805-2028 E-Mail: support.meinepersonaldaten@zpd.hamburg.de Das Projekt freut sich über Ihr Feedback unter: projekthrself-service@zpd.hamburg.de.