Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen Vergabe Internationales Beschluss GA-Lotse-Beschaffung im Gesundheitsamt Köln; In-House-Vergabe beschlossen, 500.000 €
Beschlussvorlage
Dezernat, Dienststelle V/53
Vorlagen-Nummer
1541/2026 Freigabedatum 16.06.2026
Beschlussvorlage zur Behandlung in öffentlicher Sitzung Betreff Digitale Neuausrichtung der Fachverfahren im Gesundheitsamt – Einführung von GA- Lotse
Beschlussorgan Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales Gremium Datum
Beschluss:
Der Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales stellt den Bedarf für die Beschaffung und Implementierung der Software GA-Lotse im Gesundheitsamt mit Beschaffungskosten von 500.000 € fest. Der Einkauf der Software erfolgt durch eine Inhouse-Vergabe.
Die Finanzierung für die Beschaffung und Implementierung der Software GA-Lotse in Höhe von 500.000 € erfolgt aus Landesfördermitteln des Förderaufrufs „Pakt für den Öffentlichen Gesundheitsdienst“. Mittel hierfür stehen im Haushaltsjahr 2026 im Teiler- gebnisplan des Gesundheitsamtes in der Produktgruppe 0701,Gesundheitsdienste in der Teilplanzeile 13, Aufwendungen für Sach- und Dienstleistungen zur Verfügung.
Die Finanzierung der darüber hinaus entstehenden laufenden monatlichen Betriebs- kosten in Höhe von 2.000 € ab dem Haushaltsjahr 2027 kann aus veranschlagten Mit- tel im Teilergebnisplan des Gesundheitsamtes in der Produktgruppe 0701, Gesund- heitsdienste in der Teilplanzeile 16 – sonstige Geschäftsaufwendungen sichergestellt werden.
Der Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales verzichtet aufgrund des Vorliegens eines Inhouse-Geschäfts auf den Vergabevorbe- halt.
Der Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales begrüßt die IT-strategische Neuausrichtung des Gesundheitsamtes der Stadt Köln so- wie die Entscheidung, die Zusammenarbeit mit der easy-soft GmbH zu beenden und keine weiteren Beschaffungsvorgänge für OctoWare zu initiieren.
Der Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / Internationales beauftragt die Verwaltung, die Einführung von GA-Lotse sowie die schrittweise Migra- tion der bestehenden Fachmodule weiter voranzutreiben. Hierbei ist sicherzustellen, dass die Aufrechterhaltung der laufenden Dienstgeschäfte jederzeit gewährleistet bleibt.
Ausschuss Allgemeine Verwaltung und Rechtsfragen / Vergabe / In- ternationales 22.06.2026
2 Haushaltsmäßige Auswirkungen
Nein
Ja, investiv Investitionsauszahlungen
€
Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja
%
Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme
500.000 €
Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja 500.000 €
% Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr: 2027 a) Personalaufwendungen
€ b) Sachaufwendungen etc.
24.000 € c) bilanzielle Abschreibungen
€ Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:
a) Erträge
€ b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten
€ Einsparungen: ab Haushaltsjahr:
a) Personalaufwendungen
€ b) Sachaufwendungen etc.
€ Beginn, Dauer
Auswirkungen auf den Klimaschutz
Nein
Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)
Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)
Begründung:
Das Gesundheitsamt der Stadt Köln nutzt seit mindestens 2001 mit OctoWare TN der Firma easy-soft GmbH - ein modular aufgebautes Fachverfahren zur Unterstützung der internen Prozesse. Die Software umfasst eine Vielzahl einzelner Fachmodule, die je nach Aufgabenbe- reich eingesetzt und administriert werden können. Insgesamt wurden rund 20 Module be- schafft beziehungsweise ist deren Einkauf vorgesehen. Ziel des modularen Aufbaus war es, die unterschiedlichen Aufgabenbereiche im Gesundheitsamt innerhalb eines einheitlichen Systems abzubilden.
Dieses Ziel wird in der praktischen Anwendung jedoch seit Jahren nicht mehr ausreichend er- reicht. Zahlreiche Fachbereiche haben die Nutzung einzelner Module eingestellt oder verwen- den diese nur noch eingeschränkt. Die Benutzeroberfläche entspricht nicht mehr den Anforde- rungen an ein modernes Fachverfahren, ist unübersichtlich und für Anwender*innen nicht selbsterklärend. Daraus entstehen zusätzliche Schulungs-, Unterstützungs- und Betreuungs- aufwände in den Fachbereichen.
Die Probleme beschränken sich nicht auf Fragen der Bedienbarkeit. Die Firma easy-soft
3 GmbH hat es versäumt, die Anwendung technisch zeitgemäß weiterzuentwickeln. Die grund- legende Systemarchitektur ist seit Jahrzehnten nahezu unverändert geblieben. Damit fehlt eine belastbare technische Grundlage für eine moderne, digitale und medienbrucharme Ar- beitsweise im Gesundheitsamt.
Mit Blick auf den „Pakt für den Öffentlichen Gesundheitsdienst“ bestand die Erwartung, dass OctoWare grundlegend modernisiert und an die heutigen fachlichen sowie technischen Anfor- derungen angepasst wird. Die nun vorgestellte Weiterentwicklung OctoWare NET erfüllt diese Erwartung nicht. Zwar wurde die Benutzeroberfläche optisch überarbeitet, eine substanzielle fachliche und technische Weiterentwicklung ist damit jedoch nicht verbunden. Wesentliche funktionale Verbesserungen, moderne Automatisierungen und eine nachhaltige technische Modernisierung bleiben weiterhin aus.
Besonders kritisch ist, dass das Backend der Anwendung unverändert geblieben ist. Damit wurde die Chance verpasst, die technische Basis des Verfahrens grundlegend zu erneuern. Belastbare Schnittstellen zu anderen Fachverfahren, IT-Systemen oder digitalen Arbeitsumge- bungen wurden nur unzureichend oder gar nicht realisiert. Auch Geräteanbindungen und eine verlässliche Integration in moderne digitale Prozessketten sind nicht in dem erforderlichen Umfang gegeben. Die Folge sind Medienbrüche, schleppende Bearbeitungsprozesse, dop- pelte Arbeitsschritte und erhöhte Fehleranfälligkeit.
Hinzu kommt, dass die Administration des Systems äußerst aufwendig und wenig praxisorien- tiert ist. Selbst einfache Anpassungen oder Pflegearbeiten verursachen bei Key-Usern und administrierenden Mitarbeitenden einen unverhältnismäßig hohen Aufwand. Komplizierte Kon- figurationsprozesse, zeitintensive Fehlersuchen und begrenzte Anpassungsmöglichkeiten bin- den personelle Ressourcen, die in den Fachbereichen dringend für die eigentliche Aufgaben- erfüllung benötigt werden.
Auch neu entwickelte Module konnten die bestehenden Defizite nicht überzeugend ausglei- chen. Einzelne Module sind trotz produktiver Bereitstellung fachlich nicht nutzbar oder erfüllen die Anforderungen der Fachbereiche nur unzureichend. Damit ist nicht erkennbar, dass eine Fortführung oder weitere Beschaffung auf Basis von OctoWare die strukturellen Probleme des Gesundheitsamtes lösen würde.
Die bestehende Lösung OctoWare TN erfüllt damit die Anforderungen an ein zukunftsfähiges Fachverfahren nicht mehr in ausreichendem Maße. Ein weiteres Festhalten an diesem Sys- tem würde bestehende Ineffizienzen verfestigen und die digitale Weiterentwicklung des Ge- sundheitsamtes erheblich behindern. Weitere Investitionen in diese Systemlandschaft wären daher fachlich und wirtschaftlich nicht vertretbar.
Vor diesem Hintergrund und der digitalen Neuausrichtung ist die Einführung der Software GA- Lotse vorgesehen. Die Lösung basiert auf der Open-Source-Anwendung SORMAS und ver- fügt über offene Schnittstellen, um Interoperabilität, Erweiterbarkeit sowie eine nachhaltige Weiterentwicklung sicherzustellen. GA-Lotse wurde durch das Gesundheitsamt Frankfurt in Zusammenarbeit mit dem hessischen Ministerium für Familie, Senioren, Sport, Gesundheit und Pflege und weiteren Partnern entwickelt. Die Lösung wird webbasiert in Frankfurt betrie- ben und erfordert keine lokale Installation oder eigene Infrastruktur.
GA-Lotse ist damit nicht lediglich als Ersatz einer bestehenden Software zu verstehen, son- dern als Grundlage für eine moderne digitale Arbeitsweise im Gesundheitsamt. Die Anwen- dung bietet die Möglichkeit, Arbeitsabläufe schrittweise medienbruchärmer, nachvollziehbarer und effizienter zu gestalten. Gleichzeitig wird die Abhängigkeit von einer nicht mehr ausrei- chend zukunftsfähigen Bestandssoftware schrittweise beendet.
Auch wenn derzeit noch nicht sämtliche Bestandsmodule vollständig abgebildet werden, wur- den bereits wesentliche Fachbereiche erfolgreich implementiert. Positiv hervorzuheben ist ins- besondere die bisherige Einhaltung der zugesagten Zeitpläne für Entwicklung, Test und Ein- führung neuer Module. Dies lässt auf ein verlässliches und belastbares Entwicklungs- und Vertragsverhältnis schließen.
4 Mit GA-Lotse soll daher ein modernes, zukunftsfähiges und kontinuierlich weiterentwickeltes Fachverfahren eingeführt werden, das die Voraussetzungen für medienbruchfreie Prozesse, bessere Integration digitaler Arbeitsabläufe sowie eine langfristig belastbare Aufgabenwahr- nehmung im Gesundheitsamt der Stadt Köln schafft.
Die Einführung von GA-Lotse ist alternativlos, da das Gesundheitswesen für seine gesetzlich vorgegebenen Aufgaben ein leistungsfähiges und zukunftsfähiges Fachverfahren benötigt. Nur mit einem solchen Fachverfahren können:
• die Aufgaben des Gesundheitsamtes weiterhin zuverlässig wahrgenommen werden, • die Auswirkungen sinkender Personalressourcen durch effizientere digitale Prozesse zumindest teilweise abgefedert werden, • mögliche zukünftige pandemische oder vergleichbare Lageentwicklungen wirksam be- wältigt werden • Fach- und Verwaltungsprozesse effizienter gestaltet werden, • gesetzliche und organisatorische Berichtspflichten weiterhin erfüllt werden, • Datenqualität, Nachvollziehbarkeit und Steuerungsfähigkeit verbessert werden.
Die Einführung ist zugleich ein wesentlicher Beitrag zur Arbeitsfähigkeit des Gesundheitsam- tes. Ohne ein modernes Fachverfahren werden die Fachbereiche weiterhin durch manuelle Zwischenschritte, parallele Datenhaltung, eingeschränkte Auswertbarkeit und vermeidbare Abstimmungsaufwände belastet. Dies ist vor dem Hintergrund der bestehenden und absehba- ren Anforderungen an den Öffentlichen Gesundheitsdienst nicht dauerhaft tragfähig.
Ein weiterer entscheidender Punkt ist die zeitliche Dringlichkeit. Die hierfür erforderlichen För- dermittel stehen lediglich bis zum 31.08.2026 zur Verfügung. Eine fristgerechte Beauftragung und Projektinitiierung ist daher zwingend erforderlich, um den vollständigen Abruf der Förder- mittel sicherzustellen. Sollte GA-Lotse nicht rechtzeitig eingeführt beziehungsweise beauftragt werden, müssten die Fördermittel zurückgezahlt werden. Eine spätere Beschaffung aus eige- nen Haushaltsmitteln ist angesichts der Haushaltslage nicht darstellbar.
Sofern die rechtzeitige Beauftragung nicht gelingt, ist mit Einschränkungen bei der weiteren digitalen Entwicklung sowie perspektivisch auch bei der Aufrechterhaltung effizienter Arbeits- prozesse im Gesundheitsamt zu rechnen. Eine Verzögerung würde nicht lediglich den Start eines IT-Projektes verschieben, sondern hätte unmittelbare Auswirkungen auf die Modernisie- rungsfähigkeit des Gesundheitsamtes.
Die Beauftragung erfolgt im Rahmen eines vergaberechtsfreien Inhouse-Geschäfts über die GovDigital, deren Mitglied die Stadt Köln ist. Ein Vergabeverfahren ist daher nicht erforderlich; der Vergabevorbehalt entfällt.
Im Zuge der Einführung von GA-Lotse erfolgt zeitgleich die sukzessive Ablösung der beste- henden Bestandssoftware OctoWare TN. Die Umstellung erfolgt schrittweise unter Berück- sichtigung fachlicher Prioritäten sowie betrieblicher Anforderungen. Damit wird sichergestellt, dass der laufende Dienstbetrieb des Gesundheitsamtes während der Migration aufrechterhal- ten bleibt.
Finanzierung
Die Nutzung der Open-Source-Software selbst erfolgt lizenzkostenfrei.
Die Finanzierung der einmaligen konsumtiven Projekt- und Einführungskosten erfolgt