LBV Baden-Württemberg nutzt DAISY zur Gehaltsabrechnung; Medienbrüche beseitigen, Konsolidierung digitaler Dienste empfohlen

LBV Baden-Württemberg nutzt DAISY zur Gehaltsabrechnung; Medienbrüche beseitigen, Konsolidierung digitaler Dienste empfohlen

Drucksache 18 / 306

Landtag von Baden-Württemberg 18. Wahlperiode Drucksache 18 / 306 16.7.2026 1 Eingegangen: 16.7.2026 / Ausgegeben: 4.8.2026 Anlage zum Schreiben des Rechnungshofs vom 16. Juli 2026, Az.: RHP3-0451.1- 25/3/3:

Das Landesamt für Besoldung und Versorgung (LBV) nutzt das Digi­ talisierte Abrechnungs- und Informationssystem DAISY, um die Ge­ hälter für rund 290.000 Bedienstete des Landes zu berechnen. Die da­ für notwendigen Personaldaten werden von den personalverwaltenden Dienststellen digital oder über andere Wege an das LBV übermittelt. Unsere Prüfung hat gezeigt, dass die noch vorhandenen Medienbrüche beseitigt und Abrechnungsdaten durchgängig digital an das LBV über­ tragen werden sollten. Das LBV sollte hierzu die vorhandenen digita­ len Dienste konsolidieren und anwenderzentriert weiter ausbauen. Die personalverwaltenden Dienststellen sollten im Gegenzug mittels Stich­ tagsregelung verpflichtet werden, die bereitgestellten digitalen Dienste unter Beachtung der haushaltsrechtlichen Vorgaben zu nutzen. 6.1  Ausgangslage Das Landesamt für Besoldung und Versorgung Baden-Württemberg (LBV) setzt für rund 290.000 Bedienstete des Landes die Gehälter fest und zahlt sie aus. Da­ für nutzt es das Dialogisierte Abrechnungs- und Informationssystem (DAISY). Die für die Gehaltsberechnung benötigten personenbezogenen Daten erhält es ins­ besondere von den personalverwaltenden Dienststellen des Landes. Bei diesen Daten handelt es sich beispielsweise um die Neuerfassung von Personalfällen, Adressänderungen, Eheschließungen, Versetzungen, Abordnungen, Versetzung in den Ruhestand/Verrentungen, Sonderurlaube, Elternzeiten, Mutterschutz, Än­ derungen im Beschäftigungsumfang/Arbeitszeitmodelle, Beförderungen, Ände­ rungen in der Eingruppierung und die Gewährung von Zulagen/Zuschlägen für Beamte sowie Arbeitnehmer. Das LBV stellt elektronische Schnittstellen zur Ver­ Mitteilung des Rechnungshofs Jahresbericht 2026 zur Haushaltsrechnung 2024 (vgl. Drucksache 18/300) hier: Beitrag Nr. 6 – Digital statt Papier: Die smarte Zukunft der Gehaltsabrechnung in der Landes­ verwaltung Drucksachen und Plenarprotokolle sind im Internet abrufbar unter: www.landtag-bw.de/Dokumente Der Landtag druckt auf Recyclingpapier, ausgezeich- net mit dem Umweltzeichen „Der Blaue Engel“.

2 Landtag von Baden-Württemberg Drucksache 18 / 306 fügung, damit diese Daten digital übermittelt und in DAISY weiterverarbeitet werden können. Über diese Schnittstellen werden unter anderem auch Daten aus den im Land für die Personalverwaltung eingesetzten IT-Verfahren Dialogisiertes Integriertes Personalverwaltungssystem (DIPSY) und HIS-SVA übertragen. DIPSY kann von allen Landesbehörden, HIS-SVA von den Universitäten und Hochschu­ len des Landes genutzt werden. Daneben stellt das LBV weitere elektronische Dienste zur Verfügung, welche die Übertragung digitaler Abrechnungsdaten er­ möglichen. Die personalverwaltenden Dienststellen übersenden darüber hinaus abrechnungsrelevante Daten über andere Wege an das LBV. Im Rahmen unserer Prüfung haben wir unter prozesskritischer Betrachtung ins­ besondere Medienbrüche identifiziert, Optimierungspotenziale aufgezeigt und Aspekte der haushaltsrechtlichen Ordnungsmäßigkeit betrachtet. Hierzu hat der Rechnungshof unter anderem auch eine Online-Befragung bei 529 Dienststel­ len des Landes einschließlich Universitäten und Hochschulen durchgeführt. Die Rücklaufquote lag bei 75 %. Daneben hat der Rechnungshof Daten für 70 % der 214 Arbeitsplätze beim LBV, welche mit Abrechnungsaufgaben in den Bereichen Besoldung und Entgelt betraut sind, in die Prüfungsergebnisse einbezogen. 6.2  Prüfungsergebnisse 6.2.1  Vielzahl an Übertragungsmöglichkeiten nutzbar Ungeachtet der Tatsache, dass mit DIPSY und HIS-SVA zwei spezifische Fach­ anwendungen zur Verfügung stehen, findet die Übertragung abrechnungsrelevan­ ter Personaldaten an das LBV auf unterschiedlichste Art und Weise statt. Dabei kann zwischen digitalen und nicht-digitalen Übertragungswegen unterschieden werden. Zu den digitalen Methoden gehören: • DIPSY: Eine Fachanwendung, die eine direkte Übertragung von Daten ermög­ licht. • HIS-SVA: Eine Fachanwendung, die im Universitäts- und Hochschulbereich für die Personal- und Stellenverwaltung verwendet wird und Daten medien­ bruchfrei über Webservices überträgt. • Upload-Verfahren: Ein Verfahren, bei dem Daten elektronisch über Web­ services an das LBV gesendet werden. • Kundenportal: Ein Webportal, über das registrierte Anwender Daten elektro­ nisch senden und empfangen können. Zu den nicht-digitalen Methoden gehören: • Belegleseverfahren: Ein Verfahren, bei dem Daten auf einem standardisierten Papierbeleg an das LBV gesandt, dort gescannt und weiterverarbeitet werden. • E-Mail, Telefax, Papierpost: Neben der Übersendung von LBV-Formularen findet über diese Kommunikationsmöglichkeiten teilweise auch ein formloser Informationsaustausch in Schriftform statt. • Telefon, Skype: In Einzelfällen werden Daten auch über diese Kommunika­ tionsmittel mündlich übertragen. Mit dieser Vielzahl an Übertragungsmöglichkeiten sind Risiken und Herausforde­ rungen verbunden, die nachfolgend näher dargestellt werden.

3 Landtag von Baden-Württemberg Drucksache 18 / 306 6.2.2  Bestehende Prozesse gehen mit einer Vielzahl an Medienbrüchen einher Der Umfang, in welchem einzelne Dienststellen Abrechnungsdaten digital an das LBV übermitteln, unterscheidet sich nach den jeweiligen Zuständigkeiten für Per­ sonalaufgaben, dem eingesetzten IT-Verfahren oder den zur Verfügung stehenden Schnittstellen, dem Nutzungsverhalten der Dienststellen und den Abrechnungs­ sachverhalten sehr stark. Hinzu kommt, dass mit den vom LBV bereitgestell­ ten digitalen Verfahren und Schnittstellen derzeit noch nicht alle abrechnungs­ relevanten Sachverhalte von den personalverwaltenden Dienststellen an das LBV übertragen werden können. So nutzen Dienststellen, die nach eigenen Angaben überwiegend DIPSY einsetzen, DIPSY durchschnittlich zu 44 % für Meldungen abrechnungsrelevanter Daten an das LBV. Dabei unterliegt der Anteil der Daten­ übertragung mit DIPSY für die verschiedenen Personalvorgänge einer starken Streuung und beträgt zwischen 91 % für Meldungen von Arbeits- und Dienst­ unfähigkeiten und 9 % für Meldungen von Beihilfeberechtigungen bei Arbeit­ nehmern. Von vielen Dienststellen werden andere Übertragungswege wie z. B. LBV-Formulare, Webservices oder formlose Schreiben entweder ergänzend zur DIPSY-Meldung oder in vielen Fällen auch komplett ohne DIPSY verwendet. Der Nutzungsumfang von HIS-SVA ist mit durchschnittlich rund 80 % zwar hö­ her. Jedoch werden auch im Hochschulbereich nicht-digitale Übertragungswege in erheblichem Umfang genutzt. Die damit verbundenen Medienbrüche führen bei den personalverwaltenden Dienststellen, insbesondere aber beim LBV zu einem erheblichen Mehraufwand und zu einer höheren Fehlerhäufigkeit. Dieses Prüfungsergebnis ist durch die Rückmeldungen der Beschäftigten des LBV in der Online-Datenerhebung bestätigt worden. Das LBV arbeitet derzeit am weiteren Ausbau der digitalen Dienste für Abrech­ nungsdaten. Der Rechnungshof begrüßt dieses Engagement. Um jedoch eine voll­ ständige Digitalisierung der Übertragung der Abrechnungsdaten zu erreichen, müssen auch die personalverwaltenden Dienststellen die Voraussetzungen dafür schaffen, ausschließlich die vom LBV bereitgestellten digitalen Dienste zu be­ dienen. Gleiches gilt auch für die bereits vorhandenen IT-Verfahren, deren Poten­ ziale für die Datenübertragung an das LBV von den personalverwaltenden Dienst­ stellen noch nicht vollständig und nicht einheitlich genutzt werden. Ursachen da­ für sind insbesondere fehlende Kenntnisse über die Übertragungsmöglichkeiten sowie historisch gewachsene Verwaltungsabläufe, die bislang noch nicht an die Randbedingungen des digitalen Zeitalters angepasst wurden. In der Folge beein­ flussen die personalverwaltenden Dienststellen durch ihr Handeln unmittelbar die Effizienz der Aufgabenwahrnehmung beim LBV und den dort notwendigen Res­ sourceneinsatz. Unsere Prüfung hat gezeigt, dass bei einer konsequenten Ausge­ staltung der Prozesse und einer verbesserten Zuarbeit durch die personalverwal­ tenden Dienststellen die Effizienz der Organisation des LBV nachhaltig gestärkt werden kann. Aber auch bei den personalverwaltenden Dienststellen würden sich so signifikante personelle Optimierungspotenziale erschließen lassen. Abbildung 6-1: Übertragungsmöglichkeiten von Gehaltsabrechnungsdaten der personalverwaltenden Dienststellen an das LBV Digitale Abrechnungsdaten DIPSY HIS-SVA Upload-Verfahren Kundenportal Analoge Abrechnungsdaten LBV Formulare Digitalisierung (Belegleser) LBV E-Mail Manuelle Erfassung LBV Papierpost Telefax, Telefon, Skype LBV -DAISY-

4 Landtag von Baden-Württemberg Drucksache 18 / 306 6.2.3  Fachverfahren und Wissensmanagement optimierungsbedürftig Dienststellen bewerteten die Personalverwaltungssysteme DIPSY und HIS-SVA in der durchgeführten Online-Befragung oftmals als schlecht strukturierte, kom­ plexe und wenig anwenderfreundliche IT-Verfahren. Es gab aber auch Dienst­ stellen, die die IT-Verfahren als funktional und gut erlernbar beschreiben. Die Anwender bewerteten die Erlernbarkeit und die Qualität der Handbücher durch­ schnittlich mit befriedigend. Der Funktionsumfang wurde durchschnittlich mit gut bis befriedigend beurteilt. Insgesamt äußerten die Anwender bei den Dienststellen den Wunsch nach mehr Support und einem größeren und verbesserten Schulungs­ angebot. Die Bediensteten beim LBV bemängelten ihrerseits die Qualität der von den Dienststellen übermittelten Daten. Einzelne Funktionen der Personalverwaltungs­ systeme würden von den Dienststellen zu wenig genutzt. Dies lasse auf fehlende Kenntnisse zu den IT-Verfahren schließen. Bezüglich DIPSY wurde teils die An­ sicht vertreten, dass zusätzliches Personal bei den Dienststellen zu Verbesserun­ gen führen könnte und bezüglich HIS-SVA wurde der Wunsch nach mehr Plausi­ bilitätsprüfungen geäußert. Im Ergebnis hat die Online-Befragung gezeigt, dass sowohl für DIPSY als auch für HIS-SVA Verbesserungsmöglichkeiten in den IT-Verfahren, bei der Qualität der Dateneingaben und im Wissensmanagement bestehen. Der Schulungsbedarf umfasst dabei nicht nur die Softwareanwendung selbst, sondern auch personal­ rechtliche Fragestellungen, auf deren Grundlage die Daten in den IT-Verfahren gepflegt werden. Ein entsprechendes übergreifendes Schulungskonzept, das zwi­ schen den zuständigen Stellen – Ministerium für Finanzen und LBV für haus­ haltsrechtliche Aspekte und DIPSY, Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst für HIS-SVA und Ministerium des Inneren, für Digitalisierung und Europa für personalrechtliche Aspekte – abgestimmt ist und von diesen auch ge­ tragen wird, existiert derzeit nicht und ist auch nicht in Vorbereitung. 6.2.4  Vier-Augen-Prinzip nicht durchgängig sichergestellt Gemäß den Regelungen der Allgemeinen Verwaltungsvorschriften zur Landes­ haushaltsordnung für Baden-Württemberg (VV-LHO) darf an einer Anordnung, die zu einer Einzahlung oder einer Auszahlung führt, nicht nur eine Person allein beteiligt sein (Vier-Augen-Prinzip). Die Verantwortungsbereiche Datenerfassung und Datenprüfung/Freigabe sind daher bei der Eingabe zahlungsrelevanter Daten in IT-Verfahren zu trennen und müssen von mindestens zwei unterschiedlichen Personen wahrgenommen werden. Diese Anforderung richtet sich allein an die personalverwaltenden Dienststellen, da nur sie die Richtigkeit der Personaldaten feststellen können. In der Prüfung ergaben sich Hinweise, dass die Anforderungen an das Vier-Au­ gen-Prinzip bei einem erheblichen Teil der personalverwaltenden Dienststellen nicht im erforderlichen Maße eingehalten werden. Hinzu kommt, dass auch sys­ temseitig keine Algorithmen zur Sicherstellung des Vier-Augen-Prinzips imple­ mentiert sind. So