KBV veröffentlicht Richtlinien sichere Videokommunikation Praxen; BSI IT-Sicherheitskennzeichen erleichtert Auswahl sicherer Dienste
KBV - Sichere Videokommunikation: Darauf sollten Praxen achten
Sichere Videokommunikation: Darauf sollten Praxen achten
Für Videosprechstunden und Telekonsilien gibt es klare Sicherheitsvorgaben. Doch wie verhält es sich zum Beispiel bei Videokonferenzen, um im Team Organisatorisches zu besprechen? Worauf Praxen bei der Videokommunikation achten sollten, stellen wir im vierzehnten Teil unserer Serie vor.
Videosprechstunden mit Patienten gehören in vielen Praxen zum Alltag. Ärzte und Psychotherapeuten nutzen hierfür zertifizierte Videodienstanbieter, damit sensible Patientendaten geschützt sind. Für Telekonsilien, die per Videokonferenz stattfinden können, gelten ebenfalls klare Sicherheitsvorgaben. In beiden Fällen ist also für einen geeigneten Schutz gesorgt.
Videokonferenzen können aber auch für Teambesprechungen zwischen Haupt- und Zweigpraxis genutzt werden oder bei Teamschulungen zum Einsatz kommen. Auch Absprachen mit Kollegen in anderen Praxen, etwa zur Planung einer gemeinsamen Aktion, sowie Besprechungen oder Testvorführungen mit IT-Dienstleistern lassen sich per „Videoschalte“ durchführen.
Der Vorteil: Inhalte können direkt präsentiert, Anwendungen demonstriert oder Dokumente gemeinsam betrachtet werden. Dies spart im Idealfall Zeit und Kosten, etwa für Hin- und Rückfahrten, sofern eine Anwesenheit vor Ort nicht zwingend erforderlich ist.
Wenn keine sensiblen Daten besprochen oder gezeigt werden, können Praxen gängige Videokonferenzdienste insbesondere für organisatorische Zwecke nutzen, etwa die Besetzung am Anmeldetresen und Telefon, Vertretungen für die Urlaubszeit, Bestellungen von Praxismaterial, Hygienemaßnahmen oder Arbeitsschutzthemen und vieles mehr.
Orientierung bei der Auswahl eines geeigneten Videokonferenzdienstes bietet das IT-Sicherheitskennzeichen des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik. Es kennzeichnet Videokonferenzdienste, die grundlegende Sicherheitsanforderungen erfüllen, und ist ein freiwilliges Angebot des BSI (siehe unten).
Generell sollten Praxisinhaberinnen und Praxisinhaber darauf achten, dass der ausgewählte Videokonferenzdienst so sicher wie möglich ist. Dazu können sie zum Beispiel prüfen, ob für den Videodienst Sicherheitslücken bekannt wurden und welche Bewertungen anderer Nutzer vorliegen.
Klare Regeln für das Praxisteam
Doch sichere Videokommunikation ist nicht allein eine technische Frage. Ebenso wichtig sind klare Regeln für den Umgang damit. Praxisinhaberinnen und -inhaber sollten vorab verbindlich festlegen, welche Videokonferenzdienste innerhalb der Praxis genutzt werden dürfen und welche technischen sowie organisatorischen Sicherheitsanforderungen dabei einzuhalten sind.
Dazu gehören beispielsweise die Zugangskontrolle und der Umgang mit Bildschirmfreigaben. Hierfür können individuelle Einladungslinks, Passwörter oder virtuelle Warteräume genutzt werden. Regelmäßige Software-Updates helfen zusätzlich dabei, bekannte Sicherheitslücken zu schließen und die Sicherheit der eingesetzten Anwendungen zu erhöhen.
Ebenso wichtig ist es, das Praxisteam regelmäßig für einen datenschutzkonformen und verantwortungsvollen Umgang mit Videokonferenzen zu schulen. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten wissen, welche Inhalte sie per Video besprechen dürfen, welche Vertraulichkeits- und Datenschutzanforderungen gelten und wie sie Sicherheitsrisiken erkennen und vermeiden können.
Dazu gehört, geeignete Geräte zu nutzen, Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und Videokonferenzen ausschließlich in einer geschützten Umgebung durchzuführen. Klare Vorgaben und regelmäßige Schulungen stärken den sicheren und rechtskonformen Umgang mit Videokonferenzdiensten.
Beim Umgang mit sensiblen Informationen ist besondere Sorgfalt erforderlich. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollten darauf achten, dass keine unbefugten Personen mithören oder Bildschirminhalte einsehen können. Das gilt insbesondere im Home-Office oder beim mobilen Arbeiten.
Bei Bildschirmfreigaben kann es leicht passieren, dass auch parallel geöffnete E-Mails, Dokumente oder Einträge aus dem Praxisverwaltungssystem für alle sichtbar werden. Deshalb sollten alle, die an der Videokonferenz teilnehmen, vor Beginn der Sitzung nicht benötigte Programme schließen und möglichst nur einzelne Anwendungsfenster statt des gesamten Bildschirms freigeben.
Praxisnahe Beispiele und Checklisten können helfen, das eigene Team für den Umgang mit Videokonferenzen zu sensibilisieren und niedrigschwellig zu schulen. Eine Übersicht bieten vier Beispiele und Checklisten für Videokonferenzen im Praxisalltag (siehe unten).
Nächster Teil am 3. September
Immer mehr Praxen beziehen ihr Praxisverwaltungssystem nicht mehr ausschließlich über einen lokalen Praxisserver, sondern nutzen cloudbasierte Lösungen oder Cloud-Dienste ihres Anbieters. Welche Chancen dies bietet, welche Sicherheitsanforderungen gelten und worauf Praxen beim Betrieb eines Praxisverwaltungssystems in der Cloud achten sollten, ist Thema des nächsten Teils unserer Serie zur IT-Sicherheit.
Grundsätzlich sicher: Videosprechstunden und Telekonsilien
Klare Sicherheitsvorgaben gibt es für Videosprechstunden mit Patientinnen und Patienten. So dürfen Praxen diese nur mit einem Anbieter durchführen, der zertifiziert wurde und bei der KBV gelistet ist. Telekonsilien können zwar auf verschiedenen digitalen Wegen erfolgen; sofern Ärzte und Psychotherapeuten sie per Videokonferenz durchführen, sollten sie auch hier die Liste der KBV nutzen (auch für Telekonsilien per Video).
Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) vergibt ein IT-Sicherheitskennzeichen für digitale Produkte und Dienste, darunter auch Videokonferenzdienste. Anbieter können es freiwillig beantragen und müssen nachweisen, dass sie die vom BSI definierten Sicherheitsanforderungen erfüllen. Dazu gehören die Konformität mit den Basisanforderungen der DIN SPEC 27008 und dem ergänzenden Dokument „Videokonferenzdienste - Technische Spezifikation und Konformitätsprüfung“. Das Kennzeichen bietet Nutzerinnen und Nutzern eine Orientierung bei der Auswahl sicherer Videokonferenzdienste.
Sichere Videokommunikation im Praxisalltag – Vier Beispiele und Checklisten
Teambesprechung zwischen Haupt- und Zweigpraxis sowie gegebenenfalls Mitarbeitern im Home-Office: Die Kolleginnen und Kollegen schalten sich einmal täglich für eine kurze Teambesprechung zusammen. Sie stimmen die Terminlage und Telefonbetreuung ab, organisieren Hausbesuche und verteilen Aufgaben für den Tag. Solche organisatorischen Themen lassen sich problemlos per Videokonferenz besprechen. Gleichzeitig sollten alle darauf achten, dass keine Behandlungsunterlagen geöffnet sind und keine vertraulichen Informationen auf dem Bildschirm sichtbar werden.
Die Videokonferenz ist mit Passwort, Einladungslink oder Warteraum geschützt.
Jeder im Team kennt die Regeln für die Videokommunikation und weiß, dass niemand im Hintergrund mithören oder auf den Bildschirm schauen darf.
Behandlungsunterlagen und Befunde sind vor Beginn der Besprechung geschlossen.
Bei Bildschirmfreigaben wird nur das benötigte Programm angezeigt.
Es geht um organisatorische Themen, es werden keine sensiblen Patientendaten besprochen.
Die eingesetzte Software ist aktuell und mit Updates versorgt.
Führen Sie Videokonferenzen mit derselben Vertraulichkeit durch, als säße das Praxisteam gemeinsam in einem geschlossenen Besprechungsraum.
Austausch mit anderen Praxen zur Planung einer gemeinsamen Gesundheitsaktion: Eine hausärztliche und eine neurologische Praxis möchten gemeinsam eine Info-Veranstaltung zur jährlichen „Woche der Demenz“ organisieren. In einer Videokonferenz werden Vorträge, Referenten, Räumlichkeiten und Informationsmaterialien abgestimmt. Auch hierfür eignen sich allgemeine Videodienste. Patientenlisten oder konkrete Angaben zu einzelnen Patienten sollten dabei jedoch nicht besprochen werden.
Es werden nur organisatorische oder fachliche Themen ohne konkreten Patientenbezug besprochen.
Patientennamen, Diagnosen oder Befunde werden nicht genannt, Dokumente mit Patientenbezug werden nicht gezeigt.
Die Videokonferenz findet in einer vertraulichen Umgebung statt.
Es ist geregelt, wer die Besprechung dokumentiert und welche Infos weitergegeben werden dürfen.
Sobald konkrete Patientendaten besprochen werden, sollten Sie prüfen, ob dafür ein anderer, besonders geschützter Kommunikationsweg erforderlich ist.
Schulung der Praxisinhaberin zu neuen Funktionen beim Praxisverwaltungssystem (PVS): Der PVS-Anbieter möchte neue Funktionen vorstellen und mögliche Fragen dazu beantworten. In solchen Fällen muss darauf geachtet werden, dass keine echten Patientendaten sichtbar sind. Idealerweise wird mit Testdaten gearbeitet und nur das für die Demonstration erforderliche Programmfenster freigegeben.
Vor Beginn werden sensible Behandlungsunterlagen geschlossen.
Vertrauliche Dokumente, E-Mails und Patientenlisten sind nicht sichtbar.
Für Demonstrationen werden Testdaten verwendet.
Es werden nur die benötigten Programmfenster freigegeben.
Der Dienstleister erhält nur die Zugriffsrechte, die für seine Aufgabe erforderlich sind.
Die Praxis weiß, welche Daten der Dienstleister sehen kann.
Externe Fernzugriffe werden nachvollziehbar dokumentiert.
Nach Abschluss der Sitzung werden eingeräumte Zugriffsrechte wieder entfernt oder überprüft.
Es ist bekannt, wer beim Dienstleister an der Videokonferenz teilnimmt.
Zeigen Sie IT-Dienstleistern in Videokonferenzen keine echten Patientendaten und nutzen Sie für Demonstrationen möglichst Testdaten.
Abstimmung zwischen einer Hausarztpraxis und einem Pflegeheim: Eine Hausärztin bespricht mit der Leitung eines Pflegeheims die Planung kommender Visiten. Per Bildschirmfreigabe zeigt die Heimleitung den Gebäudeplan der Einrichtung, damit Besuchswege und Untersuchungsräume abgestimmt werden können. Gleichzeitig werden organisatorische Rahmenbedingungen wie Essenszeiten geklärt, um einen reibungslosen Ablauf sicherzustellen.
An der Besprechung nehmen nur die berechtigten Personen teil.
Es werden organisatorische Fragen besprochen, zum Beispiel Visitenplanung, Rezeptbestellungen, Erreichbarkeiten oder Abläufe bei Terminvergaben.
Bewohnernamen, Diagnosen, Befunde oder andere sensible Gesundheitsdaten werden nicht thematisiert.
Dokumente mit Patienten- oder Bewohnerbezug werden nicht eingeblendet.
Die Videokonferenz findet in einer Umgebung statt, in der keine Patienten, Bewohner oder andere unbefugte Personen mithören können.
Bildschirmfreigaben werden nur bei Bedarf genutzt.
Nutzen Sie Videokonferenzen für organisatorische Abstimmungen und tauschen Sie Gesundheitsdaten nur über dafür vorgesehene sichere Kommunikationswege aus.
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