Accordix guide d’utilisation de la base de données pour prestataires; Importation des prestations en 3 étapes

Guide d’utilisation de la base de données Accordix à l’intention des prestataires

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Édition: DIJ/OM 08/2026

Guide d’utilisation de la base de données Accordix à l’intention des prestataires Introduction

Non classifié 2/28 Table des matières 1. Introduction ………………………………………………………………….. 4 1.1 Profil ……………………………………………………………………………………………….. 4 1.1.1 Mon profil …………………………………………………………………………….. 4 1.1.2 Traiter son profil ……………………………………………………………………. 4 2. Administration ………………………………………………………………. 5 2.1 Administration des accès à l’API ………………………………………………………….. 5 2.1.1 Menu contextuel (menu à trois points) ………………………………………. 5 2.1.2 Créer un accès à l’API ……………………………………………………………. 6 2.1.3 Identifiants pour l’API …………………………………………………………….. 7 2.2 Utilisatrices, utilisateurs ……………………………………………………………………… 7 2.2.1 Utilisatrices et utilisateurs rattachés à plusieurs prestataires …………. 8 2.2.2 Créer le profil d’une utilisatrice ou d’un utilisateur ……………………….. 9 2.2.3 Modifier les données d’une utilisatrice ou d’un utilisateur ……………… 9 2.2.4 Administration des utilisatrices et des utilisateurs………………………. 10 3. Données transactionnelles …………………………………………… 10 3.1 Tâches ………………………………………………………………………………………….. 10 3.1.1 Modifier les tâches ………………………………………………………………. 11 3.1.2 Historique de la tâche …………………………………………………………… 11 3.2 Prestations …………………………………………………………………………………….. 12 3.2.1 Options du menu à trois points (prestations) …………………………….. 13 3.2.2 Saisir des prestations …………………………………………………………… 15 3.2.3 Importer des prestations, 1re étape …………………………………………. 16 3.2.4 Importer des prestations, 2e étape ………………………………………….. 17 3.2.5 Importer des prestations, 3e étape ………………………………………….. 18 3.2.6 Remise de fichiers ……………………………………………………………….. 19 3.2.7 Page d’aide pour l’importation ……………………………………………….. 20 3.3 Bénéficiaires …………………………………………………………………………………… 21 3.3.1 Créer un profil pour une, un bénéficiaire ………………………………….. 22 3.3.2 Traiter la, le bénéficiaire ……………………………………………………….. 22 3.4 Aide et assistance……………………………………………………………………………. 23 3.5 Ma société ……………………………………………………………………………………… 24 4. Remarques importantes au sujet de la saisie des prestations25 4.1 Règles de saisies spéciales lors de l’entrée et de la sortie ………………………. 25 4.1.1 Sortie en cas de changement apporté au placement résidentiel …… 25 4.1.2 Cas spéciaux lors de la saisie………………………………………………… 25 4.1.3 Canaux d’annonce ………………………………………………………………. 26 4.1.4 Fréquence des annonces ……………………………………………………… 26 4.1.5 Prestations spéciales …………………………………………………………… 26 4.1.6 Prestations au sens des articles 24 et 28, alinéa 2 LPEP ……………. 26 4.1.7 Prestations parents-enfant…………………………………………………….. 27 4.1.8 Séjours «relais» pour les enfants en situation de handicap …………. 27 4.1.9 Prestations fournies par des PPP …………………………………………… 27 5. Remarques importantes relatives à la protection des données 27 5.1 Hébergements discrets …………………………………………………………………….. 27 5.2 Champ réservé aux commentaires et protection des données …………………. 28 6. Connexion par l’intermédiaire de BE-Login et d’un compte AGOV 28

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Non classifié 3/28 7. Notifications par courriel ……………………………………………… 28

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Non classifié 4/28 1. Introduction 1.1 Profil 1.1.1 Mon profil

  1. Il est possible de changer ici la langue de l’application.
  2. Il est possible de choisir ici entre un mode d’affichage sombre ou clair.
  3. Messages système: un clic sur l’icône en forme de cloche affiche les messages système disponibles.
  4. Traiter les informations de profil: il est possible d’adapter ici les données de son profil.
  5. Mon profil: affiche le profil de son propre compte d’utilisatrice ou d’utilisateur.
  6. Déconnexion: un clic déconnecte l’utilisatrice ou l’utilisateur de l’application.
  7. Traiter: la fonction active le mode édition, ce qui permet de modifier les données du profil.

1.1.2 Traiter son profil

  1. Il est possible de modifier ici son nom.
  2. Il est possible d’ajouter ici une photo de profil ou de changer de photo.
  3. Enregistrer: la fonction intègre et enregistre les modifications qui ont été faites.
  4. Interrompre: la fonction rejette les modifications et ferme le mode édition.

Guide d’utilisation de la base de données Accordix à l’intention des prestataires Administration

Non classifié 5/28 2. Administration 2.1 Administration des accès à l’API Important: ce paragraphe concerne exclusivement les utilisatrices et utilisateurs à qui le rôle d’«Administration prestataire» a été attribué.

  1. Administration des accès à l’API: accès à la page en question.
  2. Documentation et liens: on trouve ici une documentation détaillée au sujet de l’interface API.
  3. Créer: la fonction ouvre une fenêtre contextuelle dans laquelle il est possible de saisir une nouvelle utilisatrice ou un nouvel utilisateur de l’API.
  4. Vue d’ensemble des utilisatrices et utilisateurs de l’API: permet de voir toutes les personnes dont le nom a été saisi.

2.1.1 Menu contextuel (menu à trois points)

  1. Traiter: la fonction ouvre une fenêtre en mode édition.
  2. Générer un nouveau mot de passe: la fonction crée un nouveau mot de passe qui peut être à nouveau consulté et copié.
  3. Supprimer: l’accès de l’utilisatrice ou de l’utilisateur à l’API est effacé.

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Non classifié 6/28 2.1.2 Créer un accès à l’API

  1. Prestataire: la fonction permet de sélectionner le prestataire pour lequel il convient de configurer l’accès à l’API.
  2. Nom de l’application: la fonction permet de saisir le nom de l’application avec laquelle l’interface API va interagir.
  3. Adresses IP autorisées: une ou plusieurs adresses API sont enregistrées ici. Seules les adresses IP saisies donnent accès à l’API. Les adresses doivent être séparées par un point-virgule «;».
  4. Identifiants: contient les données de connexion pour l’accès à l’API.
  5. Enregistrer: la fonction sauvegarde les données saisies et procède à la création de la nouvelle utilisatrice ou du nouvel utilisateur API.
  6. Fermer: la fonction ferme la fenêtre contextuelle sans sauvegarde.

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Non classifié 7/28 2.1.3 Identifiants pour l’API

  1. Nom d’utilisatrice ou d’utilisateur: nom utilisé pour l’accès à l’API.

  2. Mot de passe de l’utilisatrice ou de l’utilisateur: mot de passe pour l’accès à l’API. Attention: une fois la fenêtre fermée, le mot de passe ne peut plus s’afficher. Un nouveau mot de passe peut toutefois être généré. 2.2 Utilisatrices, utilisateurs Important: les personnes qui se sont vu attribuer exclusivement le rôle «Utilisatrices, utilisateurs» en tant que prestataires peuvent voir l’ensemble des utilisatrices et des utilisateurs, mais non modifier leurs données ou créer de nouveaux profils.

  3. Utilisatrices et utilisateurs: accès à la page en question.

  4. Créer: la fonction ouvre la fenêtre contextuelle qui permet de saisir une nouvelle utilisatrice ou un nouvel utilisateur.

  5. Rechercher: la fonction effectue une recherche à partir du nom ou de l’adresse électronique de l’utilisatrice ou de l’utilisateur.

  6. Type d’utilisatrice ou d’utilisateur: la fonction filtre selon le rôle de la personne.

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Non classifié 8/28 5) Afficher les utilisatrices et utilisateurs désactivés: si ce filtre est choisi, les comptes désactivés sont également affichés. 6) Vue d’ensemble des utilisatrices et des utilisateurs: cette fonction affiche toutes les personnes concernées selon les options de filtrage sélectionnées. 7) Traiter: la fonction ouvre la fenêtre contextuelle qui permet de modifier les données d’une utilisatrice ou d’un utilisateur qui ont déjà fait l’objet d’une saisie.

2.2.1 Utilisatrices et utilisateurs rattachés à plusieurs prestataires Dans le cas où une utilisatrice ou un utilisateur est rattaché à plusieurs prestataires, il est possible de sélectionner dans le coin gauche, en haut, celui des prestataires qui est concerné.

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Non classifié 9/28 2.2.2 Créer le profil d’une utilisatrice ou d’un utilisateur

  1. Prestataire: il convient de sélectionner ici le prestataire auquel l’utilisatrice ou l’utilisateur doit avoir accès.
  2. Données de l’utilisatrice ou de l’utilisateur: l’adresse électronique, le prénom, le nom et le numéro de téléphone de la personne sont saisis ici. Il est impératif que l’adresse électronique inscrite soit la même que celle du compte AGOV.
  3. Rôles: le rôle de l’utilisatrice ou de l’utilisateur lui est attribué ici. L’utilisation de l’application à titre de prestataire requiert le rôle «Utilisatrice, utilisateur prestataire».

2.2.3 Modifier les données d’une utilisatrice ou d’un utilisateur Toutes les données d’une utilisatrice ou d’un utilisateur peuvent être modifiées. En outre, la case «Désactivé-e», une fois cochée, supprime l’accès à l’application.

Guide d’utilisation de la base de données Accordix à l’intention des prestataires Données transactionnelles

Non classifié 10/ 2.2.4 Administration des utilisatrices et des utilisateurs • C’est l’Office des mineurs (OM) qui saisit dans un premier temps les données des «admins» des prestataires. Il convient de demander à l’OM (support.accordix@be.ch) l’inscription d’admins supplémentaires. • Ce sont les admins des prestataires qui assurent l’administration des utilisatrices et des utilisateurs. 3. Données transactionnelles 3.1 Tâches

  1. Tâches: accès à la page en question
  2. Rechercher… : la fonction effectue une recherche par titre, contenu de texte et par personne responsable de la tâche.
  3. Statut: un choix peut être effectu