Hauptausschuss beendet Planung der Sanierung und Optimierung des Fotoarchivs und der Depotflächen Ebene 5.0, Rautenstrauch-Joest-Museum, Köln; Kostensteigerung zwingt Stopp der Maßnahme

Beschlussvorlage

Dezernat, Dienststelle VII/4513

Vorlagen-Nummer

2040/2026 Freigabedatum

06.08.2026 Eilentscheidung und Genehmigung zur Behandlung in öffentlicher Sitzung Entscheidung durch den Hauptausschuss gemäß § 60 Absatz 1 Satz 1 GO NRW und Geneh- migung durch den Rat gemäß § 60 Absatz 1 Satz 3 GO NRW Betreff Sanierung und Optimierung des Fotoarchivs und der Depotflächen auf der Ebene 5.0 im Rautenstrauch-Joest-Museum Hier: Aufhebungsbeschluss Gremium Datum Zuständigkeit Hauptausschuss 10.08.2026 Entscheidung Rat 02.09.2026 Genehmigung (DE/EilE)

Begründung für die Dringlichkeit: Die Beschlussvorlage konnte aufgrund des erforderlichen intensiven Abstimmungsprozesses zwischen den beteiligten Ämtern erst kurzfristig fertiggestellt und eingebracht werden. Die vorgesehene Baumaßnahme im Projekt „Ebene 5.0/Historisches Fotoarchiv“ muss auf- grund der erheblich gestiegenen Gesamtkosten unverzüglich gestoppt werden. Eine weitere Verzögerung der Beschlussfassung würde dazu führen, dass die laufenden Planungsverträge nicht zeitnah beendet werden können. Je länger die Vertragsbeziehungen fortbestehen, desto größer ist das Risiko, dass die beauftragten Planungsbüros neben der Vergütung der bereits erbrachten Leistungen zusätzliche Personal-, Kapazitätsvorhalte-, Warte- oder Ausfallkosten gegenüber der Stadt Köln geltend machen. Im ungünstigsten Fall könnte eine Vergütung bis zur vollständigen Leistungsphase 3 erforderlich werden, obwohl die entsprechenden Pla- nungsleistungen nicht vollständig erbracht wurden. Hierdurch würden die mit dem Maßnah- menstopp angestrebten Einsparungen erheblich reduziert oder im Extremfall vollständig auf- gezehrt. Zur Vermeidung weiterer finanzieller Verpflichtungen und zur Sicherung des Einsparziels ist daher eine Dringlichkeitsentscheidung erforderlich. Unabhängig von der Einstellung der geplanten Baumaßnahme wird das Rautenstrauch-Joest- Museum in einem zweiten Schritt prüfen, in welcher Form die vorhandenen Räumlichkeiten mit einem deutlich reduzierten Mitteleinsatz instandgesetzt und künftig genutzt werden kön- nen. Hierzu erfolgt zunächst eine interne Abstimmung über den konkreten Bedarf sowie die funktionalen und wirtschaftlichen Anforderungen an eine entsprechende Nutzung.

Beschluss: Der Hauptausschuss beschließt aufgrund nicht gesicherter Finanzierung, dass die gemäß Ratsbeschluss vom 16.09.2021 (0834/2021) weitere Planung zur Sanierung und Optimierung des Fotoarchivs sowie der Depotflächen auf der Ebene 5.0 im Rautenstrauch-Joest-Museum mit sofortiger Wirkung beendet wird.

Beschluss des Rates: Der Rat genehmigt gemäß § 60 Absatz 1 Satz 3 GO NRW vorstehende Eilentscheidung des Hauptausschusses.

Haushaltsmäßige Auswirkungen

Nein

Ja, investiv Investitionsauszahlungen

€

Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja

Ja, ergebniswirksam Aufwendungen für die Maßnahme

59.320,22 €

Zuwendungen/Zuschüsse Nein Ja

% Jährliche Folgeaufwendungen (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:

a) Personalaufwendungen

€ b) Sachaufwendungen etc.

€ c) bilanzielle Abschreibungen

€ Jährliche Folgeerträge (ergebniswirksam): ab Haushaltsjahr:

a) Erträge

€ b) Erträge aus der Auflösung Sonderposten

€ Einsparungen: ab Haushaltsjahr:

a) Personalaufwendungen

€ b) Sachaufwendungen etc.

€ Beginn, Dauer

Auswirkungen auf den Klimaschutz

Nein

Ja, positiv (Erläuterung siehe Begründung)

Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung)

Begründung: Ausgangslage und bisherige Beschlusslage Der Rat der Stadt Köln hat am 16.09.2021 den Bedarf zur Sanierung und Optimierung des Fo- toarchivs sowie der zugehörigen Depot- und Arbeitsflächen auf der Ebene 5.0 im Rauten- strauch-Joest-Museum festgestellt und die Aufnahme der Planung bis einschließlich Leis- tungsphase 3 HOAI beschlossen (0834/2021). Grundlage des Beschlusses war eine Kosten- schätzung, die von Gesamtplanungskosten (Planung und Bau) in Höhe von rund 7,94 Mio. Euro ausging. In Umsetzung des Ratsbeschlusses wurde die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln mit Schrei- ben vom 28.09.2022 mit der Durchführung der beschlossenen Planungsleistungen beauftragt. In der Folge wurden die Leistungsphasen 1 bis 3 Honorarordnung für Architekten und Ingeni- eure (HOAI) erarbeitet und die Maßnahme planerisch weiter konkretisiert. Entwicklung der Kosten und wirtschaftliche Bewertung

Auf Grundlage aktualisierter Kostenberechnungen und indexierter Hochrechnungen überstei- gen die prognostizierten Gesamtaufwendungen für die Maßnahme die ursprüngliche Kosten- schätzung erheblich. Nach aktueller Kostenfortschreibung belaufen sich die Gesamtkosten für Planung und Bau im Worst-Case-Szenario auf rund 18,12 Mio. Euro. Damit würden sich die Kosten gegenüber der ursprünglichen Annahme mehr als verdoppeln. Die Kostensteigerung ist im Wesentlichen auf folgende Faktoren zurückzuführen: • die allgemeine Baukostenentwicklung der vergangenen Jahre (Steigerung des Baupreisindex von 2018 bis 12/2025 liegt bei rund 58 %) • die hohe technische Komplexität der Maßnahme, insbesondere im Bereich der technischen Gebäudeausrüstung (TGA). Erläuterung: Die für den Archivbetrieb er- forderlichen Sonderlösungen in der technischen Gebäudeausrüstung wirken als skalie- render Faktor auf die Gesamtinvestitionskosten. Derweilen führen die hier notwendi- gen technisch hochspezialisierten Anlagen – etwa für Klima-, Regel- und Sicherheits- technik – zu überproportionalen Kostensteigerungen. Die Maßnahme ist damit in be- sonderem Maße von der Preisentwicklung im Bereich komplexer Sondertechnik betrof- fen. • die besonderen Anforderungen an Klima-, Sicherheits- und Sondertechnik für den dauerhaften Betrieb eines Fotoarchivs. Erläuterung: Die Anforderungen an die Planung haben sich im Zuge der aufgrund der Insolvenz des TGA-Büros notwendigen Wiederholung der Leistungsphase 2 sowie durch das zwischenzeitlich vorliegende und genehmigte Brandschutzkonzept wesentlich verändert. Auf dieser Grundlage waren teilweise technisch anspruchsvollere Lösungen zu entwickeln, um den aktualisierten brandschutzrechtlichen Vorgaben zu entsprechen. Dies erforderte eine Anpassung der technischen Konzepte sowie zusätzliche technische Einrichtungen, die über den ur- sprünglichen Planungsansatz hinausgehen und sich kostensteigernd ausgewirkt ha- ben. • zusätzliche bauliche und technische Anforderungen, die sich erst im Zuge der ver- tieften Planung konkretisiert haben. Parallel zur Investitionskostenentwicklung wurden durch den Fachplaner für die technische Gebäudeausrüstung die künftigen Betriebskosten des Fotoarchivs ermittelt. Danach wäre mit additiven jährlichen Betriebskosten in Höhe von rund 1,1 Mio. Euro zu rechnen, zuzüglich der Kosten für den Betreiber. Damit würden durch die Realisierung der Maßnahme dauerhaft erhebliche Folgekosten ent- stehen, die den Ergebnishaushalt der Stadt Köln langfristig und in erheblichem Umfang belas- ten würden. Haushaltswirtschaftliche Einordnung und Abwägung Vor dem Hintergrund der angespannten Haushaltslage der Stadt Köln sowie der geltenden haushaltsrechtlichen Restriktionen ist eine Fortführung des Projekts in der ursprünglich vorge- sehenen Ausprägung nicht mehr vertretbar. Die inzwischen deutlich über der Prognose lie- genden Investitionskosten sowie die dauerhaft anfallenden Betriebskosten von mindestens rund 1,1 Mio. Euro jährlich lassen sich im städtischen Haushalt weder kurzfristig noch per- spektivisch darstellen. Mangels gesicherter Finanzierung besteht daher keine realistische Möglichkeit, den im nächs- ten Planungsschritt erforderlichen Baubeschluss herbeizuführen. Unter Abwägung aller finan- ziellen, haushaltsrechtlichen und organisatorischen Aspekte soll die Entscheidung getroffen werden, die Maßnahme in ihrer bisherigen Form nicht weiterzuverfolgen und die laufende Pla- nung auf Grundlage des Ratsbeschlusses zu beenden. Bisher wurden Planungsmittel in Höhe von 427.590,84 € gezahlt. Ausstehend sind hier weitere Mittel in Höhe von 59.320,22 €. Perspektive für die weitere Nutzung der Flächen

Ungeachtet der Einstellung der geplanten Sanierungs- und Optimierungsmaßnahme besteht weiterhin der Bedarf, die Flächen auf der Ebene 5.0 langfristig für museale Zwecke zu nutzen. Das Rautenstrauch-Joest-Museum wird daher gemeinsam mit den zuständigen Fachämtern prüfen, in welchem Umfang die vorhandenen Räumlichkeiten mit einem deutlich reduzierten Mitteleinsatz instandgesetzt und künftig genutzt werden können. Die konkrete Ausgestaltung sowie der erforderliche Umfang möglicher Instandsetzungsmaßnahmen werden noch festge- legt.

Zusammenfassung Mit dem vorgeschlagenen Vorgehen wird der ursprüngliche Ratsbeschluss in verantwortungs- voller Weise an die veränderten finanziellen Rahmenbedingungen angepasst. Auswirkungen auf den Klimaschutz

Ja, negativ (Erläuterung siehe Begründung) Der Betrieb von Gebäuden führt zu einem Ressourcenverbrauch, der eine Zunahme der CO²- Emissionen über den Lebenszyklus bewirkt.

Anlagen Anlage 1 – Planungs- und Baukosten Anlage 2 – Beschlussvorlage 0834/2021