Rechnungssteller senden Bau- und Honorarrechnungen per E-Mail als PDF an die GMSH in Schleswig-Holstein; Übergangsfrist bis 31.12.2026 und Papierrechnung weiter möglich

Rechnungssteller senden Bau- und Honorarrechnungen per E-Mail als PDF an die GMSH in Schleswig-Holstein; Übergangsfrist bis 31.12.2026 und Papierrechnung weiter möglich

Bau- und Honorarrechnung als PDF per E-Mail

Sehr geehrte Damen und Herren,

nach dem Wachstumschancengesetz sind Rechnungssteller ab dem 01. Januar 2025 grundsätzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu stellen. Bei E-Rechnungen gemäß Richtlinie 2014/55/EU handelt es sich um maschinenlesbare Dateien im Format XRechnung (xml-Datei) oder einem anderen Format, das der europäischen Norm EN 16931-1-2017 entspricht. Reine PDF-Dateien gelten aufgrund des fehlenden, strukturierten Datensatzes nicht als E-Rechnung. Eine Übergangsfrist soll den Wechsel zur flächendeckend elektronischen Rechnungstellung verein- fachen. Sie können bis Ende des Jahres 2026 für bis zum 31. Dezember 2026 ausgeführte Umsätze statt einer generell angestrebten E-Rechnung auch weiterhin eine sonstige Rechnung ausstellen. Dabei kann eine Papierrechnung immer verwendet werden. Sie haben in diesem Zeitraum auch die Möglichkeit, eine E-Mail mit einer PDF-Datei (PDF-Rechnung) an uns zu senden. Sofern Sie einen Vorjahresumsatz von nicht mehr als 800.000 € erwirtschaftet haben, dürfen Sie darüber hinaus noch bis Ende des Jahres 2027 für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze weiterhin eine Papierrechnung oder eine PDF-Rechnung stellen.

Für alle ab dem 28. Februar 2026 im Namen und für Rechnung des Landes Schleswig-Holstein gestellten Aufträge ist die Landesverordnung zur Änderung der E-Rechnungsverordnung vom 19. August 2025 zu beachten, die grundsätzlich zur Ausstellung und Übermittlung von E-Rechnun- gen verpflichtet. Ausgenommen sind Direktaufträge nach § 14 UVgO und nach § 3a VOB/A.

Dubletten von Rechnungen (doppelt eingereichte Rechnungen) werden nicht bearbeitet. Auf paral- lelen Rechnungsversand an freiberuflich Tätige ist generell zu verzichten. Dies gilt auch für Rech- nungen aus Verträgen, die vor dem 08. Dezember 2017 geschlossen wurden.

Sie haben ab sofort die Möglichkeit, Ihre Bau- und Honorarrechnungen als PDF per E-Mail an die GMSH zu versenden. Rechnungen, die per E-Mail an die GMSH gesendet werden, müssen fol- gende Voraussetzungen erfüllen:

• Bau- und Honorarrechnungen zu Aufträgen des Landes- und Bundesbaus müssen an die zentrale E-Mail Adresse Bau-Rechnungen@gmsh.de gesendet werden. Wenn eine Rech- nung nicht über das genannte Postfach eingeht, wird diese nebst diesem Informations- schreiben von der GMSH zurückgewiesen. Sie erhalten eine Info über die Verarbeitung und Annahme der Rechnung. • Bitte achten Sie darauf, dass die E-Mail-Adresse des Absenders keine „no reply“ E-Mail- Adresse ist, auf die man nicht antworten kann. • Die E-Mail darf nur einen Dateianhang enthalten. Die Rechnung ist sonstigen Unterlagen innerhalb dieser Datei voranzustellen.

Seite 2 • Das Dateiformat des beigefügten Rechnungsdokuments muss zwingend PDF/A2 sein. Die Datei darf die Größe von 15 MB nicht überschreiten. • Ein zusätzlicher Versand einer Papierlage der Rechnung an die GMSH ist nicht notwendig.

Bitte beachten Sie, dass Sie keine Eingangsbestätigung für übersendete Rechnungen erhalten. Werden eine oder mehrere E-Mails aus formalen Gründen abgelehnt, erhalten Sie am Tagesende eine Übersicht der abgelehnten E-Mails. Die Übersicht listet alle an diesem Tag abgelehnten Rechnungen mit Ablehnungsgrund pro E-Mail auf.

Wir empfehlen jedoch die Übermittlung einer E-Rechnung im maschinenlesbaren Format, vorzugs- weise über PEPPOL.

Dieses Schreiben und das Schreiben Bau- und Honorarrechnungen als e-Rechnung finden Sie auch unter https://www.e-vergabe-sh.de/services/downloads

Sollten Sie Fragen zur Rechnungsstellung haben, können Sie sich gerne jederzeit per E-Mail an KM_E-Rechnung@gmsh.de wenden. Mit freundlichen Grüßen Ihre GMSH Stand 13.08.2026