Landratsamt Saalfeld-Rudolstadt veröffentlicht Merkblatt zur Erhebung personenbezogener Daten in Saalfeld; Datenbereitstellung freiwillig

1 Merkblatt zur Erhebung von personenbezogenen Daten1 Informationspflicht nach Art.13 und Art.14 Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) -Direkterhebung beim Betroffenen sowie Erhebung bei Dritten- Verantwortlicher: Landratsamt Saalfeld-Rudolstadt Landrat Schloßstraße 24 07318 Saalfeld Kontakt:

Telefon 03671 823-285 E-Mail buero-landrat@kreis-slf.de

Verantwortlicher innerorganisatorisch: behördlicher Datenschutzbeauftragter des Landratsamtes Saalfeld-Rudolstadt (vgl. Ziffer 2)

  1. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten (Artt.13. Abs.1 lit.b DSGVO/14 Abs.1 lit.b DSGVO) Postanschrift:

Kontakt: Landratsamt Saalfeld-Rudolstadt

Telefon 03671 823-559 Datenschutzbeauftragter

E-Mail datenschutzbeauftragter@kreis-slf.de Schloßstraße 24 07318 Saalfeld

  1. Zwecke der Datenverarbeitung (Artt. 13. Abs.1 lit.c HS 1 DSGVO/14 Abs.1 lit.c HS 1 DSGVO) Die personenbezogenen Daten werden im Rahmen der Aufgabenerfüllung des behördlichen Datenschutzbeauftragten nach Art. 38 Abs. 4, Art. 39 Abs. 1 lit. a–e) Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) i.V.m. § 14 Abs. 5, § 15 Abs. 1 Thüringer Datenschutzgesetzes (ThürDSG) verarbeitet. Die Verarbeitung dient der Durchführung dieser Aufgaben und der Ausübung normierter Befugnisse, im Einzelnen: Aufklärung, Beratung und Unterrichtung im Rahmen der DSGVO und des ThürDSG Bearbeitung von datenschutzrelevanten Anfragen, Anträgen, Eingaben, Beschwerden und sonstiger Anliegen datenschutzrechtliche Prüfungen und Stellungnahmen Überwachung der Einhaltung datenschutzrechtlicher Vorgaben und Pflichten Umsetzung der gesetzlich zugewiesenen Aufgaben des Datenschutzbeauftragten (bspw. Einbezug in Strichprobenverfahren des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge, Ausländerzentralregister-AZR) Identitätsprüfung i.S.v. Art. 11 DSGVO im Rahmen der Geltendmachung von Betroffenenrechten (z.B. bei elektronische Antragstellungen per E-Mail ohne qualifizierte elektronische Signatur) Prüfung von Bevollmächtigungen bei Antragstellung durch Dritte im Auftrag Betroffener Sichtung und interne Weiterleitung von Betroffenenanträgen an die zuständige Organisationseinheit Einbezug bei Datenschutzverletzungen durch die betreffende Organisationseinheit Zusammenarbeit mit Thür. Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (TLfDI-Aufsichtsbehörde) Führungskräfte- und Mitarbeiterschulungen (Organisation und Durchführung inkl. Erstellung, Prüfung sowie Weitergabe der Teilnehmerlisten zu Kontroll- und Nachweiszwecken) spezifische Arbeitskreise (Organisation und Durchführung inkl. Erstellung, Prüfung sowie Weitergabe der Besucher- und Teilnehmerlisten zwecks Zutrittskontrolle sowie zu Abrechnungszwecken) Kenntnisnahme sog. „aufgedrängter Daten“ (irrtümlicherweise an den Datenschutzbeauftragten adressierte Post) Datenspeicherung (gesetzliche Aufbewahrungspflicht) Anbietung der Unterlagen an das Kreisarchiv des Landkreises Saalfeld-Rudolstadt (gesetzliche Anbietungspflicht) Vernichtung bzw. Löschung von Unterlagen und Daten

1 In dieser Ausarbeitung wird das generische Maskulinum verwendet, d.h. die verwendeten Personenbezeichnungen beziehen sich – sofern nicht anders kenntlich gemacht – auf alle Geschlechter.

  1. Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen (Artt.13 Abs.1 lit.a DSGVO/14 Abs.1 lit.a DSGVO)

2 4. Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung (Artt.13. Abs.1 lit.c HS 2 DSGVO/14 Abs.1 lit.c HS 2 DSGVO)

  1. Die Aufgaben des behördlichen Datenschutzbeauftragten sind in Art. 38 Abs. 4, Art. 39 Abs. 1 lit. a –e) DSGVO i.V.m. § 14 Abs. 5, § 15 Abs. 1 Thüringer Datenschutzgesetz (ThürDSG) sowie einzelvertraglichen Bestimmungen geregelt. Die Datenverarbeitung erfolgt zu Zwecken der Durchführung dieser Aufgaben auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. c) i.V.m. Abs. 2 und 3 DSGVO sowie § 16 Abs. 1 ThürDSG, unter den Maßgaben der Bestimmungen des Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz (ThürVwVfG).

  2. Die Datenverarbeitung zu Zwecken der Datenspeicherung (gesetzliche Aufbewahrungspflicht), der Anbietung der Unterlagen und Daten an das Kreisarchiv des Landkreises Saalfeld-Rudolstadt (gesetzliche Anbietungspflicht) sowie der Vernichtung bzw. Löschung von Unterlagen und Daten erfolgt auf der Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. c) und lit.e) i.V.m. Abs. 2 und 3 DSGVO sowie § 16, §17 Abs. 2 S. 2 und 3 ThürDSG i.V.m. speziellen Rechtvorschriften, unter den Maßgaben der Bestimmungen des Thüringer Verwaltungsverfahrensgesetz (ThürVwVfG).

  3. Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einer Anfrage, einer Beschwerde oder der Geltendmachung von Betroffenenrechten nach Art. 15-20 DSGVO ist freiwillig. Die Datenverarbeitung erfolgt in diesen Fällen auf der Grundlage einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. a) i.V.m. Art. 7 DSGVO (vgl. Ziffer 10 und 12).

  4. Kategorien der personenbezogenen Daten (Art.14 Abs.1 lit.d DSGVO) Von Ihnen werden folgende Kategorien von personenbezogenen Daten verarbeitet: Name

Sachverhaltsinformationen Anschrift

Beweismittel Geburtsdatum

Fotos Kontaktdaten

Sonstige (Einzelfallabhängig)

  1. Empfänger oder Kategorien von Empfängern (Artt.13. Abs.1 lit.e DSGVO/14 Abs.1 lit.e DSGVO) Die personenbezogenen Daten werden nur durch den behördlichen Datenschutzbeauftragten verarbeitet. Soweit es für die Aufgabenerfüllung erforderlich und zulässig ist, können diese Daten an folgende Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern weitergeben werden: innerhalb des Verantwortlichen:

offizieller Vertreter des Datenschutzbeauftragten, Auskunftsanfragen, sonstige Betroffenenrechte usw. ▪ zuständige Organisationeinheit ▪ Rechtsamt, Rechnungsprüfungsamt (im Einzelfall) Weitergabe der Teilnehmerlisten von Mitarbeiterschulungen ▪ Personal- und Organisationsamt ▪ übergeordnete Führungskraft Weitergabe der Besucherlisten von Arbeitskreisen Bürgerempfang (Hauptamt) Anbietungspflicht von Daten und Unterlagen Kreisarchiv des Landkreises Saalfeld-Rudolstadt Auftragsverarbeiter: Dienstleister ▪ d.velop AG/d.velop holding GmbH (d.3/d.3 One) sowie sonstige IT-Dienstleister zur Wartung der eingesetzten Software ▪ REISSWOLF Akten- und Datenvernichtung GmbH Thüringen/REISSWOLF Akten- und Datenvernichtung GmbH ▪ Deutsche Post AG/DHL Group (E-POSTBUSINESS BOX) Dritte (außerhalb des Verantwortlichen): Aufsichtsbehörde Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und Informationsfreiheit [(TLfDI), (Ausnahme)]

3 7. Übermittlung an ein Drittland oder eine internationale Organisation (Artt.13 Abs.1 lit.f DSGVO/14 Abs.1 lit.f DSGVO) Die personenbezogenen Daten werden an ein Drittland oder eine internationale Organisation übermittelt. ja

nein

  1. Dauer der Speicherung bzw. Kriterien für die Festlegung der Dauer (Artt.13 Abs.2 lit.a DSGVO/14 Abs.2 lit.a DSGVO) Die Speicherung personenbezogenen Daten, die zum Zwecke einer Identitätsprüfung erhoben werden, erfolgt bis zum Abschluss der Identitätsprüfung. Im Übrigen beträgt die Speicherfrist nach Abschluss eines Vorgangs in der Regel drei bzw. fünf Jahre gem. der Thüringer Aufbewahrungsrichtlinie (ThürAufbewRL). Im Einzelfall kann eine kürzere oder auch längere Aufbewahrungsfrist erforderlich sein. Als öffentliche Stelle sind wir verpflichtet, nicht mehr benötigte Unterlagen dem Kreisarchiv des Landkreises Saalfeld- Rudolstadt zur Übernahme anzubieten. Eine Löschung ist erst zulässig, nachdem die Unterlagen dem Kreisarchiv angeboten, von diesem bewertet und die Übernahme abgelehnt wurde. Das Nähere wird durch Rechtsvorschriften über öffentliche Archive geregelt [Art. 17 Abs. 3 DSGVO i.V.m. § 23 Thüringer Datenschutzgesetz (ThürDSG), Thüringer Archivgesetz (ThürArchivG), Thüringer Aufbewahrungsrichtlinie (Thür AufbewRL), Archivsatzung des Landkreises Saalfeld-Rudolstadt].

  2. Rechte der Betroffenen im Rahmen der Verarbeitung (Artt.13 Abs.2 lit.b DSGVO/ 14 Abs.2 lit.c DSGVO) Die nachfolgenden Rechte bestehen nur nach den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen und können auch durch spezielle Regelungen eingeschränkt oder ausgeschlossen sein. Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so hat sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art.15 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Informationen. Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen unverzüglich die Berichtigung sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen, Art.16 DSGVO. Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen zu verlangen, dass sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art.17 DSGVO im Einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden, Recht auf Löschung (vgl. hierzu Ziffer 8.) Die betroffene Person hat das Recht, von dem Verantwortlichen die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art.18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z.B. wenn die betroffene Person Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hat, für die Dauer der Prüfung durch den Verantwortlichen. Die betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwortlichen zu übermitteln, Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art.20 DSGVO. Die betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Der Verantwortliche verarbeitet die personenbezogenen Daten dann grundsätzlich nicht mehr (Art.21 DSGVO).

  3. Recht auf Widerruf der Einwilligung bei einer Verarbeitung nach Art.6 Abs.1 S.1 lit.a DSGVO oder Art.9 Abs.2 lit.a DSGVO (Artt.13 Abs. 2 lit.c/14 Abs.2 lit.d DSGVO) Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt mitunter auf einer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO (vgl. Ziffer 4, Nr. 3). In diesem Fall hat die betroffene Person das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung berührt wird. Basiert die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 S.1 lit. c) oder lit. e) i.V.m. Abs. 2 und 3 DSGVO, § 16 Abs. 1 ThürDSG oder i.V.m. § 16, §17 Abs. 2 S. 2 und 3 ThürDSG oder sonstigen gesetzlichen Bestimmungen, besteht kein Widerrufsrecht (vgl. Ziffer 4, Nr. 1 und Nr. 2).

4 11. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Artt.13 Abs.2 lit.d/14 Abs.2 lit.e DSGVO) Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten hat der Betroffene das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde nach Art. 77 Abs. 1 DSGVO. Dies ist in Thüringen der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (TLfDI), Häßlerstraße 8, 99096 Erfurt (www.tlfdi.de).

  1. Gesetzliche oder vertragliche Pflicht zur Bereitstellung der Daten (Art.13 Abs. 2 lit.e DSGVO) Im Rahmen der Geltendmachung von Betroffenenrechten nach Art. 12 i.V.m. Artt. 15-22 DSGVO kann eine Identitätsprüfung erforderlich sein (Art. 11 DSGVO). Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist in diesen Fällen: gesetzlich vorgeschrieben

vertraglich vorgeschrieben für einen Vertragsabschluss erforderlich

für den Vorgang „Identitätsfeststellung“ erforderlich Es besteht eine Verpflichtung zur Bereitstellung der erforderlichen personenbezogenen Daten zum Zwecke der Identifizierung: ja

nein

Folgen der Nichtbereitstellung: Der Vorgang bzw. der Antrag der betroffenen Person kann nicht bearbeitet w