Freie Hansestadt Bremen veröffentlicht KI-Strategie für eine verantwortungsvolle und zukunftsfähige Verwaltung in Bremen; Arbeitsalltag spürbar entlasten und automatisieren

Freie Hansestadt Bremen veröffentlicht KI-Strategie für eine verantwortungsvolle und zukunftsfähige Verwaltung in Bremen; Arbeitsalltag spürbar entlasten und automatisieren

Standards zur Prozess-modellierung in der Freien Hansestadt Bremen

KI-STRATEGIE DER FREIEN HANSESTADT BREMEN FÜR EINE VERANTWORTUNGSVOLLE UND ZUKUNFTSFÄHIGE VERWALTUNG

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Impressum Herausgeber: Der Senator für Finanzen der Freien Hansestadt Bremen Referat 42 – Digitalisierungsbüro Bremer RPA & AI Netzwerk Am Tabakquartier 56 28197 Bremen www.finanzen.bremen.de brain@finanzen.bremen.de Projektleitung: Jan Leifheit (Der Senator für Finanzen – Referat 42) jan.leifheit@finanzen.bremen.de Begleitung: Universität Bremen - Arbeitsgruppe Digitale Transformation öffentlicher Dienste Univ.-Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves niehaves@uni-bremen.de

1. Auflage Bremen, 18.08.2026

3 Inhalt 1 Vorwort ……………………………………………………………………………………………….. 5 2 Management Summary ………………………………………………………………………….. 7 3 Motivation ……………………………………………………………………………………………. 9 4 Vorgehen……………………………………………………………………………………………. 11 5 Ausgangslage ……………………………………………………………………………………… 13 5.1 Strategie: Governance, strategischer Rahmen und Ethik ………………………. 14 5.2 Werkzeuge: Daten, technische Infrastruktur und Methoden ………………….. 15 5.3 Mensch: Personal, Kompetenzen und Organisationskultur …………………… 16 6 KI-Leitbild ………………………………………………………………………………………….. 17 6.1 Außenwirkung ……………………………………………………………………………… 18 6.2 Innenwirkung ………………………………………………………………………………. 18 6.3 Prozesswirkung ……………………………………………………………………………. 19 6.4 Finanzwirkung …………………………………………………………………………….. 19 6.5 Steuerungswirkung ………………………………………………………………………. 20 6.6 Souveränitätswirkung ……………………………………………………………………. 20 7 Schwerpunkte und Maßnahmen …………………………………………………………….. 22 7.1 Schwerpunkt 1: KI verantwortungsvoll steuern …………………………………… 23 7.2 Schwerpunkt 2: Daten und KI-Infrastruktur ……………………………………….. 24 7.3 Schwerpunkt 3: KI-Kompetenzen in der Verwaltung stärken ………………….. 24 7.4 Schwerpunkt 4: Veränderung gemeinsam gestalten ……………………………. 25 7.5 Schwerpunkt 5: Den Arbeitsalltag durch KI spürbar entlasten ……………….. 26 7.6 Schwerpunkt 6: KI für eine zugängliche Verwaltung …………………………….. 28 7.7 Schwerpunkt 7: Prozess- und fachspezifische KI ………………………………… 29 8 Resümee und Ausblick …………………………………………………………………………. 32 9 Übersicht Projekte KI-Strategie ………………………………………………………………. 33

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Abbildungsverzeichnis Abbildung 1 Björn Fecker ………………………………………………………………………………. 5 Abbildung 2 Sparkles (Beckett LeClair)…………………………………………………………….. 6 Abbildung 3 stilisierte FHB (KI-generiert) ………………………………………………………….. 8 Abbildung 4 Challenges (KI-generiert) ……………………………………………………………. 10 Abbildung 5 Stufenmodell der Digitalen Transformation (eigene Darstellung) ………… 13 Abbildung 6 Ausgangssituation (KI-generiert) ………………………………………………….. 14 Abbildung 7 Little data houses (Joahna Kuiper) ………………………………………………… 15 Abbildung 8 Konferenz (KI-generiert) ……………………………………………………………… 16 Abbildung 9 KI-Leitbild (eigene Darstellung) ……………………………………………………. 17 Abbildung 10 Schwerpunkte (eigene Darstellung) …………………………………………….. 21 Abbildung 11 Opportunity (KI-generiert) …………………………………………………………. 32

5 1 Vorwort Sehr geehrte Damen und Herren, die öffentliche Verwaltung steht vor einem tiefgreifenden techno- logischen Wandel. Künstliche In- telligenz ist dabei längst keine Zu- kunftsvision mehr, sondern er- reicht zunehmend den Verwal- tungsalltag. Die Freie Hansestadt Bremen versteht diesen Wandel als Ge- staltungsauftrag: Unser Ziel ist eine moderne, leistungsfähige und bürger:innennahe Verwaltung, die Innovation verant- wortungsvoll nutzt und den Menschen in den Mittelpunkt stellt. Die Erwartungen an staatliches Handeln verändern sich. Verwaltungsleistungen sollen digital, schnell, transparent und nutzer:innenfreundlich verfügbar sein. Zugleich stehen wir vor großen Herausforderungen – vom Fachkräftemangel und steigender Komplexität bis zur Notwendigkeit, staatliche Leistungen effizient und zukunftsfähig zu organisieren. Künstliche Intelligenz kann dabei einen wichtigen Beitrag leisten: Sie kann Routinetätig- keiten vereinfachen, Informationen schneller verfügbar machen und Beschäftigte ent- lasten. So entstehen Freiräume für Aufgaben, bei denen menschliche Erfahrung, Verant- wortung und persönlicher Austausch unverzichtbar sind. Doch technologische Möglich- keiten allein reichen nicht aus. Der Einsatz von KI in der Verwaltung braucht Vertrauen, Transparenz und klare Regeln. Datenschutz, Informationssicherheit und ein verantwor- tungsvoller Umgang mit neuen Technologien sind deshalb unverzichtbare Grundlagen. KI soll die Arbeit der Menschen unterstützen und ihre Handlungsmöglichkeiten erweitern – nicht sie ersetzen. Mit der KI-Strategie für die Verwaltung Bremen schaffen wir einen gemeinsamen Rahmen für die kommenden Jahre. Wir wollen Innovation fördern, Kompetenzen stärken und KI dort einsetzen, wo sie einen konkreten Mehrwert für Verwaltung und Gesellschaft er- möglicht. Bremen kann dabei auf erste Erfahrungen aufbauen: In verschiedenen Res- sorts und Dienststellen werden bereits Anwendungen erprobt und umgesetzt. Diese Pro- jekte helfen uns, Chancen und Grenzen von KI aus der Praxis heraus zu verstehen und den Einsatz Schritt für Schritt verantwortungsvoll weiterzuentwickeln. Eine solche Strategie entsteht nicht allein am Schreibtisch. Mein besonderer Dank gilt daher der Universität Bremen sowie Prof. Dr. Dr. Björn Niehaves und seinen Kolle-gen Jan Westermann und Steffen Fock für die enge und vertrauensvolle Zusammenarbeit. Mit wissenschaftlicher Expertise und einem ausgeprägten Praxisbezug haben sie den Stra- tegieprozess maßgeblich unterstützt. Ebenso danke ich den zahlreichen Mitarbeiter:in- nen aus allen Ressorts, den Dienststellen und der Stadt Bremerhaven, die sich engagiert in die Projektgruppe und in mehr als 20 Expert:innen-Workshops eingebracht haben. Ihre unterschiedlichen Perspektiven und Erfahrungen waren entscheidend für die Entwick- lung einer praxisnahen und tragfähigen Strategie. Abbildung 1 Björn Fecker

6 Mein besonderer Dank gilt zudem der Projektleitung durch Jan Leifheit, der den Strate- gieprozess mit großem Einsatz, fachlicher Kompetenz und einem klaren Blick für die Chancen und Herausforderungen der Verwaltungsmodernisierung vorangebracht hat. Die erfolgreiche Gestaltung dieses Wandels gelingt nur gemeinsam. Sie braucht enga- gierte Mitarbeiter:innen, Mut zur Veränderung und die Bereitschaft, neue Wege zu erpro- ben und aus Erfahrungen zu lernen. Bremen versteht sich als moderne und lernende Ver- waltung, die technologische Entwicklungen aktiv gestaltet und ihre verantwortungsvoll nutzt. Ich lade Sie alle herzlich ein, diesen Weg mit uns gemeinsam zu gestalten.

Björn Fecker Senator für Finanzen Freie Hansestadt Bremen

Abbildung 2 Sparkles (Beckett LeClair / https://betteri- magesofai.org / https://creativecommons.org/licenses/by/4.0/ )

7 2 Management Summary Die KI-Strategie der Freien Hansestadt Bremen beschreibt den strategischen Rahmen, mit dem der Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der Verwaltung künftig verantwor- tungsvoll und wirksam gestaltet werden soll. Ausgangspunkt ist ein klarer Handlungs- druck: Bürger:innen und Unternehmen erwarten einfache, verlässliche und gut erreich- bare Verwaltungsleistungen, während Aufgabenumfang, -komplexität und Ressour- cenengpässe weiter zunehmen. KI kann hier neue Möglichkeiten eröffnen, etwa durch bessere Informationsnutzung, Entlastung bei Routinetätigkeiten, strukturiertere Pro- zesse und fundiertere Entscheidungsvorbereitung. Ihr Einsatz ist jedoch kein Selbst- zweck. Er muss fachlich sinnvoll, rechtlich tragfähig, nachvollziehbar und organisato- risch beherrschbar sein. Ausgangspunkt der Strategie ist das Audit Digitale Transformation, das die digitalen Grundlagen der Freien Hansestadt Bremen systematisch untersucht hat. Mit rund 18.000 befragten Verwaltungsmitarbeitenden, 13 Expert:innen-Workshops mit mehr als 100 Fach- und Führungskräften sowie Dokumenten- und Strukturanalysen entstand ein belastbares Stärken-Schwächen-Profil der Bremischen digitalen Transformation. Das Audit zeigt ein differenziertes Bild: Die Freie Hansestadt Bremen verfügt über wichtige Grundlagen, darunter zentrale Steuerungsstrukturen, etablierte IT-Basisdienste, vorhan- dene Lösungen für Dokumentenmanagement und sichere Kommunikation sowie zent- rale methodische Standards im Projekt- und Prozessmanagement. Zugleich bestehen deutliche Entwicklungsbedarfe bei verbindlicher ressortübergreifender Steuerung, stra- tegischer Datennutzung, Kompetenzaufbau und aktiver Begleitung organisatorischer Veränderung. Das KI-Leitbild bildet die inhaltlich-normativen Leitplanken. Es definiert, welche Wirkun- gen KI für Verwaltung, Mitarbeitende, Bürger:innen und Unternehmen entfalten soll und welche Grenzen dabei gelten. Sechs Wirkungsbereiche strukturieren diesen richtungs- weisenden Anspruch: Außenwirkung, Innenwirkung, Prozesswirkung, Finanzwirkung, Steuerungswirkung sowie Souveränitätswirkung. Damit wird Künstliche Intelligenz nicht auf bloße Effizienzgewinne reduziert. Maßgeblich sind ebenso Serviceorientierung, Transparenz, Nichtdiskriminierung, Wirtschaftlichkeit, Datenhoheit, technologische Souveränität und menschliche Letztverantwortung. Für die Umsetzung bündelt die Strategie die zentralen Aufgaben in sieben Handlungs- schwerpunkten. Sie reichen von verantwortungsvoller Steuerung, Daten- und KI-Infra- struktur sowie Kompetenzaufbau über Veränderungsmanagement und spürbare Entlas- tung im Arbeitsalltag bis hin zu einer zugänglicheren Verwaltung und fachspezifischen KI-Anwendungen in Kernprozessen. Diese Schwerpunkte schaffen die Verbindung zwi- schen der im Audit analysierten Ausgangslage und den im Leitbild erarbeiteten Wirkun- gen. So wird sichergestellt, dass Künstliche Intelligenz in der FHB nicht als Sammlung einzelner Maßnahmen verstanden wird, sondern als koordinierter Entwicklungsprozess mit einem strategischen Ziel. Zur Umsetzung dieser Handlungsschwerpunkte wurden 39 konkrete Projekte erarbeitet. Dazu z