Kreis Pinneberg FD 33 – Jugend / Soziale Dienste, Einführung der E-Akte in Elmshorn; 20% Fortschritt bis Q4 2026
Digitalisierung Kreis Pinneberg FD 33 Stand August 2026 Elmshorn, 24. Juni 2026
Ziele Die Vision Am 15.06.26 wurde in einem gemeinsamen Strategieworkshop an einem Zielbild für den FD 33 – Jugend / Soziale Dienste gearbeitet. Identifiziert wurden nachfolgende Schwerpunkte: Oberste Priorität hat die Einführung der E-Akte im FD. Darunter fällt die Anbindung der aktuellen Fachverfahren an das Dokumentenmanagementsystem. Nur so können digitale Schnittstellen zur E-Post, Bestandsaktendigitalisierung und ein digitales Langzeitarchiv realisiert werden. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Allgemeine Schriftgutverwaltung (ASV) zur internen Organisation des Schriftwesens und Förderung der Zusammenarbeit im Fachdienst. Für 2026 wurden einige Quick-Wins identifiziert, diese sollen nun zügig umgesetzt werden. U.a. eine Wissensdatenbank in der Fallbearbeitung oder die Nachnutzung von Ergebnissen aus vorherigen KI-Projekten in der WIHI. Mittelfristig ist der Einsatz von Robotic Process Automation zur vorläufigen Geschäftsprozessautomatisierung vorgesehen. Routinetätigkeiten sollen hier auf mögliche Einsatzszenarien hin untersucht werden. Langfristig sollen alle Arbeitsbereiche des Fachdienstes auf ein einheitliches Fachverfahren umgestellt werden. Bis dahin werden die vorhandenen Prozesse im Rahmen von Organisationsuntersuchungen gesichtet und im Kleinen optimiert. Die Erhebung des Personalbedarfs stellt ein wesentliches Ziel dar.
2026 2027 2028 2029 Digitalisierung Prozess- management Fachverfahren eAkte PBE EGH § 35a Wissens- management SGB VIII Prosoz 14+ Anbindung AZR Prosoz 14+ E-Akte ASD Prozess- optimieren WiHi Prozess- optimierung Anomaly Detection Auszahlung X-Rechnung SGB VIII/ SGB IX Vereinheitlichung Fachverfahren Verhandlung SGB VIII OpenWebFM EGH integrieren Prosoz14+ Schnittstelle AltDV Online Antrag „Nachreichen von Dokumenten“ WinOWig Bußgeldprozess Prosoz 14+ Digitalisierung Bestandsakten Messenger- dienst (Pilot) Automatisierung Rechnungseingang (Pilot) Automatisierung Bescheid- zuordnung Verhandlung SGB IX PBE WiHi OpenWebFM E-Akte OpenWebFM Digitalisierung Bestandsakten Roadmap FD 33
4 Ziele 2026 24. August 2026 Hier steht eine Fußzeile mit generellen Informationen
Zieldatum: Q4 2026 Projektfortschritt: 20% erledigt 24. August 2026 5 Ziel und Kurzbeschreibung: Personalbedarfsermittlung für den Bereich § 35a SGB VIII. Größtenteils geht es um die Tätigkeiten im Bereich Fallmanagement und Teilhabeplanung. Nutzen: • Vermeidung von Engpässen und Überlastungen • Kostenvorhersage und Budgetierung • Qualifizierungslücken identifizieren und schließen • Bessere Arbeitszeitplanung Personalbedarfsermittlung Eingliederungshilfe für den Bereich § 35a SGB VIII Stoßrichtung:
Zieldatum: Q4 2026 Projektfortschritt: 0% erledigt 24. August 2026 6 Ziel und Kurzbeschreibung: Bereitstellung einer online Plattform für eine effektive Recherche im Rahmen der Fallbearbeitung. Erweiterung des bereits im SGB IX genutzten Tool. Nutzen: • Geltendes Recht und lokale Regelungen in einem System • Fachinhalte leicht erfassen • Mehr Rechtssicherheit in Fallentscheidungen Wissensmanagement SGB VIII Stoßrichtung:
Zieldatum: Q4 2026 Projektfortschritt: 0% erledigt 24. August 2026 7 Ziel und Kurzbeschreibung: Bereitstellung eines Online-Antrags für Bürgerinnen zur Nachreichung wichtiger Unterlagen in der Fallbearbeitung (Prozesse definieren). Nutzen: • Keine Wartezeiten für Bürgerinnen, rund um die Uhr verfügbar, weniger Fehler beim Einreichen und Transparenz in der Kommunikation • Unterlagen an der richtigen Stelle • Weniger Papier, Druck und Portokosten für Bürger*innen • Entlastung der Mitarbeitenden, mehr Zeit für Fälle und persönliche Beratungen Online Antrag „Nachreichen von Dokumenten“ Stoßrichtung:
Zieldatum: Q4 2026 Projektfortschritt: 30% erledigt 24. August 2026 8 Ziel und Kurzbeschreibung: Technische Anbindung des Fachprogramms Prosoz 14+ per Schnittstelle zur automatisierten Datenübermittlung meldepflichtiger Daten an das Ausländerzentralregister. Betrifft die Bereiche wirtschaftliche Jugendhilfe und Unterhaltsvorschuss Nutzen: • Reduzierung Arbeitsaufwand für Meldungen • Erfüllung der Meldepflicht • Datenqualität sicherstellen Anbindung an das Ausländerzentralregister Stoßrichtung:
Zieldatum: Q4 2026 Projektfortschritt: 0% erledigt Abhängigkeit: Prozesse der Teilhabe – FD34 (Wechsel der Zuständigkeiten – Erwachsene) 24. August 2026 9 Ziel und Kurzbeschreibung: Evaluation der einheitlichen Nutzung eines gemeinsamen Fachverfahrens im Team 33-51. Open WebFM wäre damit auch abteilungsübergreifend einheitlich für alle pädagogischen Aufgabenfelder. Nutzen: • Einheitliche Standards / Arbeitsweisen umsetzen • Kennzahlenauswertungen aus einem Programm • Open WebFM abteilungsübergreifend einheitlich für alle pädagogischen Aufgabenfelder Fachverfahren OpenWebFM - EGH integrieren Stoßrichtung:
Zieldatum: Q4 2026 Projektfortschritt: 0% erledigt 24. August 2026 10 Ziel und Kurzbeschreibung: tbd Nutzen: • tbd Prozess der Bußgelder in Standardsoftware abbilden Stoßrichtung:
Zieldatum: Q4 2026 Projektfortschritt: 80% erledigt 24. August 2026 11 Ziel und Kurzbeschreibung: Technische Anbindung des Fachprogramms Prosoz 14+ per Schnittstelle zur automatisierten Datenübermittlung meldepflichtiger Daten an die Finanzbehörden. Betrifft die Bereiche wirtschaftliche Jugendhilfe und Kindertagespflege Nutzen: • Reduzierung Arbeitsaufwand für Meldungen • Erfüllung der Meldepflicht • Datenqualität sicherstellen Prosoz14plus - Schnittstelle AltvDV Stoßrichtung:
- August 2026 12 Ziele 2027
Zieldatum: Q4 2027 Nutzen erzeugen für: • ASD Projektfortschritt: 0% erledigt 24. August 2026 13 Ziel und Kurzbeschreibung: Im ASD soll durch eine Prozessanalyse Transparenz in den Arbeitsabläufen hergestellt werden. Schwachstellen identifiziert und Maßnahmen zur Effizienzsteigerung identifiziert sowie kurz- und mittelfristig umgesetzt werden. Nutzen: • Abläufe sichtbar und für alle verständlich machen • Ineffizienzen, Doppelarbeiten oder Engpässe gezielt finden und beheben • Kosten und Zeit sparen, durch Optimierung der Abläufe mit dem Ziel der Senkung des Ressourcenverbrauchs ASD – Prozesse erheben, analysieren und optimieren Stoßrichtung:
Zieldatum: Q4 2027 Nutzen erzeugen für: • WiHi Projektfortschritt: 0% erledigt 24. August 2026 14 Ziel und Kurzbeschreibung: Im Bereich der wirtschaftlichen Jugendhilfe soll durch eine Prozessanalyse Transparenz in den Arbeitsabläufen hergestellt werden. Schwachstellen identifiziert und Maßnahmen zur Effizienzsteigerung erkannt sowie kurz- und mittelfristig umgesetzt werden. Nutzen: • Abläufe sichtbar und für alle verständlich machen • Ineffizienzen, Doppelarbeiten oder Engpässe gezielt identifizieren und beheben • Kosten und Zeit sparen durch Optimierung der Abläufe mit dem Ziel der Senkung des Ressourcenverbrauchs WiHi – Prozesse erheben, analysieren und optimieren Stoßrichtung:
Zieldatum: Q4 2027 Projektfortschritt: 0% erledigt 24. August 2026 15 Ziel und Kurzbeschreibung: Aufnahme der Aufgaben, Festlegung der durchschnittlichen Bearbeitungszeiten zur Personalermittlung. IBO Alea mit Daten befüllen und deren Funktionen zur kontinuierlichen Planung nutzen. Nutzen: • Vermeidung von Engpässen und Überlastungen • Kostenvorhersage und Budgetierung • Qualifizierungslücken identifizieren und schließen • Bessere Arbeitszeitplanung Personalbedarfsermittlung Wirtschaftliche Jugendhilfe Stoßrichtung:
Zieldatum: Q4 2027 Nutzen erzeugen für: • WIHI 33-22 / 33-23 • Unterhaltsvorschuss 33-20 • Eingliederungshilfe 33-5 Projektfortschritt: 0% erledigt 24. August 2026 16 Ziel und Kurzbeschreibung: Anpassung und Bereitstellung der Software DASH zum Aufspüren von seltenen Werten, Fehlern oder Ausreißern in den Daten der definierten Teams. Nutzen: • Automatisierung der Qualitätskontrolle • Risiken schnell identifizieren, bevor sie groß werden und Schaden anrichten • Echtzeit-Schutz, Aufforderung zur Reaktion bei unnormalen Verhalten Anomaly Detection in der Auszahlung Stoßrichtung:
Zieldatum: Q1 2027 Nutzen erzeugen für: • Nutzer Prosoz 14+ Projektfortschritt: 0% erledigt 24. August 2026 17 Ziel und Kurzbeschreibung: Bereitstellung der E-Akte für die Endanwender von Prosoz 14+ Nutzen: • Revisionssicheres Arbeiten • Nutzen von Suchfunktionen • Ortsunabhängiges Arbeiten • Gemeinsames Arbeiten in einer Akte • Papierloses Büro sparte Ressourcen E-Akte: Anbindung von Prosoz 14+ an Enaio Stoßrichtung:
Zieldatum: Q4 2027 Nutzen erzeugen für: • Nutzer Prosoz 14+ Projektfortschritt: 0% erledigt 24. August 2026 18 Ziel und Kurzbeschreibung: Bestandsakten digitalisieren um moderne Arbeitsformen zu ermöglichen und Effizienzgewinne herzustellen. Vervollständigung der E-Akte. Nutzen: • Physikalische Aktenordner und große Archive auflösen • Digitale Verfügbarkeit ermöglicht schnellere Suchen, flexibleres Arbeiten und Sicherheit vor Datenverlust durch Feuer oder Wasserschäden E-Akte: Digitalisierung von Bestandsakten (Prosoz 14+) Stoßrichtung:
Zieldatum: Q4 2027 Nutzen erzeugen für: • ASD • AV • Juhis • THP • Präventation Projektfortschritt: 0% erledigt 24. August 2026 19 Ziel und Kurzbeschreibung: Bereitstellung eines zusätzlichen Kommunikationskanals für externe Kommunikation. Nutzen: • Schnell und Direkt kommunizieren • Kein technisches Wissen notwendig • Alles im Blick durch Chatverläufe • Erreichbarkeit der Zielgruppe erhöhen Nutzung von Messengerdiensten in der externen Kommunikation (Pilot) Stoßrichtung:
Zieldatum: Q4 2027 Nutzen erzeugen für: • WiHi Projektfortschritt: 0% erledigt 24. August 2026 20 Ziel und Kurzbeschreibung: (Teil-)Automatisierung des Prozesses „Rechnungseingang zu Fakturierung“. Menschliche Interaktionen durch Einsatz von KI und Robotic Process Automation unterstützen. Lösung wird ggfs. auf das Haus skaliert. Nutzen: • Administrative Tätigkeiten automatisieren • Fokus auf Entscheidung legen • Personalressourcen effektiver nutzen Automatisierung des Rechnungseingangs WiHi (Pilot) Stoßrichtung:
Zieldatum: Q4 2027 Nutzen erzeugen für: • Schnittstellenübergabe ASD an WIHI • Schnittstellenübergabe Fallmanagement/ Teilhabeplanung Projektfortschritt: 0% erledigt 24. August 2026 21 Ziel und Kurzbeschreibung: (Teil-)Automatisierung des Prozesses „PDF Bescheid in Akte einsortieren “. Menschliche Interaktionen durch Einsatz von KI und Robotic Process Automation unterstützen. Nutzen: • Administrative Tätigkeiten automatisieren • Fokus auf Entscheidung legen • Personalressourcen effektiver nutzen • Medienbrüche zwischen OpenWebFM und Prosoz 14+ auflösen Automatisierung der Zuordnung vom PDF Bescheid Stoßrichtung:
- August 2026 22 Ziele 2028
Zieldatum: Q4 2028 Nutzen erzeugen für: • tbd Projektfortschritt: 0% erledigt 24. August 2026 23 Ziel und Kurzbeschreibung: Es soll durch eine Prozessanalyse Transparenz in den Arbeitsabläufen hergestellt werden. Schwachstellen identifiziert und Maßnahmen zur Effizienzsteigerung erkannt sowie kurz- und mittelfristig umgesetzt werden. Ableitung der Optionen gemeinsam mit der Kosoz. Nutzen: • Abläufe sichtbar und für alle verständlich machen • Ineffizienzen, Doppelarbeiten oder Engpässe gezielt finden und beheben • Kosten und Zeit sparen durch Optimierung der Abläufe mit dem Ziel der Senkung des Ressourcenverbrauchs Prozessgestaltung Verhandlungsgeschäft SGB VIII Stoßrichtung:
Zieldatum: Q4 2028 Nutzen erzeugen für: • 33-5 Projektfortschritt: 0% erledigt 24. August 2026 24 Ziel und Kurzbeschreibung: Mitwirkung des FD 33 im laufenden Projekt der Kosoz zur Abbildung des Verhandlungsgeschäfts im SGB IX. Nutzen: • Nutzen der Prozesse der KOSOZ Prozessgestaltung Verhandlungsgeschäft SGB IX Stoßrichtung:
Zieldatum: Q4 2028 Nutzen erzeugen für: • WIHI • Fallmanagement Projektfortschritt: 0% erledigt Abhängigkeit: • Entwicklung XRechnung Kosoz Projekt 24. August 2026 25 Ziel und Kurzbesc