ZPD Hamburg startet MVP-Test zu ServiceNow Onboarding-Prozess in Hamburg; End-to-End-Digitalisierung für rund 80.000 Beschäftigte

Prozessoptimierung beim ZPD Hamburg–Erfolgreicher MVP-Test zu ServiceNow

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Schleswig-Holstein hat zusammen mit dem IT-Verbund Schleswig-Holstein (ITV.SH), Dataport und engagierten Pilot-Kommunen die OZG-Cloud geschaffen – eine Lösung, die als Basis dient, um die meisten Verwaltungsprozesse vollständig digitalisiert abzuwickeln.

Prozessoptimierung beim ZPD Hamburg – Erfolgreicher MVP-Test zu ServiceNow

Gemeinsam mit Capgemini und Ernst & Young hat Dataport für das Zentrum für Personaldienste (ZPD) Hamburg ein Minimum Viable Product (MVP) für den komplexen Onboarding-Prozess aufgebaut, das auf der Software ServiceNow basiert. Das ZPD prüft mit der cloudbasierten Plattform, wie es seine Workflows und Geschäftsprozesse weiter digitalisieren und automatisieren kann.

Ein neuer Mitarbeiter startet im Unternehmen – jedoch können HR-Prozesse wie Zeitwirtschaft, Abrechnung, Krankmeldung oder Vertretungsregelungen nicht auf dieselben Daten zugreifen. Nicht, weil niemand zuständig wäre, sondern weil jeder Bereich in seinem eigenen System arbeitet. Alle Bereiche erfüllen ihre Aufgaben jeweils effizient – aber der eigentliche Ende-zu-Ende-Prozess besteht oft nicht. Informationen werden mehrfach erfasst, Abstimmungen erfolgen manuell und Bearbeitungsstände sind nur mit Aufwand nachvollziehbar. Ohne eine integrierte Prozesssteuerung bleibt die Digitalisierung fragmentiert und ihr Potenzial wird nicht voll ausgeschöpft.

Genau hier setzt die HR-Service-Delivery-Software ServiceNow an: Die Plattform verbindet Fachlichkeit, Technik und Betrieb in durchgängigen Workflows. Sie schafft einen zentralen Ort für Vorgang, Status, Aufgabe und Verantwortlichkeit – und macht Verwaltungsprozesse damit Ende-zu-Ende steuerbar.

Gemeinsam mit Capgemini und Ernst & Young hat Dataport für das Zentrum für Personaldienste (ZPD) Hamburg ein Minimum Viable Product (MVP) für den komplexen Onboarding-Prozess aufgebaut, das auf der Software ServiceNow basiert. Das ZPD prüft mit der cloudbasierten Plattform, wie Workflows und Geschäftsprozesse weiter digitalisiert und automatisiert werden können.

Im folgenden Interview berichtet Lars Weger (Leiter Geschäftsbereich HR-IT im ZPD) über den MVP-Test zu ServiceNow beim ZPD Hamburg und die Beweggründe, die digitalen Prozesse in seinem Haus zu optimieren.

gab es in Ihrer Verwaltung, die dazu führten, am Minimum Viable Product (MVP)-Test von ServiceNow teilzunehmen?

Wir haben viele Fachverfahren bei uns im Einsatz, hatten bislang aber keine gute Lösung, diese unterschiedlichen Systeme über Schnittstellen miteinander zu verbinden. Deshalb haben wir uns auf die Suche nach einem Produkt gemacht, das eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung von Abläufen und Prozessen, gerade über die Grenzen unserer bestehenden Fachverfahren hinweg, ermöglicht. Wir haben HR-Prozesse für rund 80.000 Beschäftigte, die sich in vier große Bereiche aufteilen: Personalverwaltung und Abrechnung, Gesundheitsleistungen, Zeitwirtschaft und Personalentwicklung.

„Testbausteine“ kamen über ServiceNow beim ZPD zum Einsatz?

Zu Beginn des Jahres haben wir vom Senat den Auftrag erhalten, ein Konzept für einen Shared-Service für die Personaladministration der Stadt zu erstellen. Zunächst stellte sich uns die Frage: Wie fangen wir an und – mit Blick auf die IT – wie können wir die zwischen einem Shared-Service und den beauftragenden Behörden ablaufenden Prozesse möglichst gut technisch unterstützen? Bislang wird in diesem Bereich viel über Mail kommuniziert – einen Status zu Aufträgen kann man auf diese Weise natürlich nicht sehen. Unser MVP bezog sich daher auf den Einstellungsprozess im Shared-Service Modell. Bislang läuft der Prozess so ab, dass das ZPD den Kontakt mit der einzustellenden Person aufnimmt, Unterlagen anfordert, Verträge ausfertigt, allen Beteiligten zur Unterschrift vorlegt und die Einstellung dann im Personalmanagement- und Entgeltabrechnungssystem KoPers hinterlegt. Beim Test mit dem MVP wollten wir herausfinden, ob ServiceNow diese Abläufe unterstützen und optimieren und bisherige Funktionslücken, z.B. zur digitalen Unterschrift, schließen kann.

In der Zusammenarbeit mit Dataport haben wir uns gut aufgehoben gefühlt, vor allem auch bei den Fragestellungen, bei denen wir für alle Beteiligten Neuland betreten haben.

Wie haben Sie die Testphase wahrgenommen und wie war die Rückmeldung der teilnehmenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter?

In unserer Arbeitsgruppe haben wir zunächst die Installation aufgebaut. Bei Dataport ist ServiceNow ja bereits in Bereichen wie Arbeitszeit, Entgelt, Gesundheitsmanagement, Urlaub, Familie und Personalentwicklung im Einsatz. Zu sehen, was alles möglich ist, hat uns sehr geholfen, relevante Anwendungsfälle zu identifizieren und unser eigenes technisches Zielbild zu entwickeln. Zum Abschluss des MVP wurde in einem Showcase vorgeführt, wie der Einstellungsprozess Ende-zu-Ende digitalisiert unter Einbindung aller Prozessbeteiligten in das Portal ablaufen kann.

Wie verlief die Zusammenarbeit mit Dataport und wie fällt Ihr Fazit zum MVP-Test aus?

Die Testphase hatte den Charakter einer Machbarkeitsstudie und verlief äußerst erfolgreich. Der Großteil der Kommunikation lief über Online-Meetings, wichtige Meilensteine wurden persönlich vor Ort besprochen. Insgesamt war ich von der Geschwindigkeit der Umsetzung beeindruckt. Innerhalb weniger Wochen konnte die Arbeitsgruppe ein überzeugendes Ergebnis präsentieren, das wir dann den Führungskräften und der Amtsleitung vorgestellt haben. In der Zusammenarbeit mit Dataport haben wir uns gut aufgehoben gefühlt, vor allem auch bei den Fragestellungen, bei denen wir für alle Beteiligten Neuland betreten haben.

Wie geht es jetzt weiter?

Nachdem der Senat im Juni einen Shared-Service beauftragt hat, bereiten wir nun ein Vorhaben vor, bei dem alle dafür relevanten Personalprozesse schrittweise digitalisiert und gebündelt angeboten werden sollen. Darüber hinaus planen wir bereits die nächsten Schritte und fassen perspektivisch ein Mitarbeitendenportal ins Auge, in dem alle HR-Prozesse unter einer Oberfläche zusammengefasst werden. Dazu gehören dann in der Zukunft auch Aspekte wie Arbeitszeitänderung, Beurteilungswesen oder Themen zur Personalentwicklung.