Thorsten Weiß, DTB SG, erläutert Organisation der RSG-WM in Frankfurt am Main; 24.000 Besucher, Ziel von 20.000 übertroffen

Internationale Sportgroßveranstaltung – wie funktioniert so etwas eigentlich?

Thorsten Weiß, Geschäftsführer der DTB Service GmbH (DTB SG) als Event- und Vermarktungsagentur des Deutschen Turner-Bundes, erläutert am Beispiel der WM in der Rhythmischen Sportgymnastik, was die Ausrichtung einer solchen Veranstaltung alles umfasst und wie viele Menschen daran beteiligt sind.

Das vielleicht Wichtigste vorweg: Am Ende konnten wir in viele glückliche Gesichter schauen. 24.000 Menschen besuchten die RSG-WM an den fünf Wettkampftagen vom 12. bis zum 16. August, mit 20.000 hatten wir kalkuliert. Und angesichts der Stimmung in der Halle lege ich mich fest zu behaupten, dass die allermeisten begeistert waren. Darja Varfolomeev konnte drei Goldmedaillen gewinnen und die Fans in ihren Bann ziehen. Auch die Rückmeldungen, die wir von den Aktiven, Partnern und Gästen erhalten haben, bestärken mich eine Woche nach dem Ende der Veranstaltung in meinem Gefühl, dass sich die harte Arbeit mehr als gelohnt hat. Aber was alles dahintersteckt, wenn man in Deutschland eine internationale Sportgroßveranstaltung ausrichtet, möchte ich euch gern einmal näherzubringen versuchen.

Als Geschäftsführer der DTB SG bin ich bei der WM in Frankfurt am Main Projektleiter gewesen und habe deshalb einen guten Überblick über all die Themen, die bei der Durchführung beachtet werden müssen. Selbstverständlich ist der Kern eines jeden Sportevents der Wettkampf; die Tage, an denen die Action läuft, für die die Menschen Eintrittsgeld bezahlen. Es passiert jedoch so viel drumherum, was die Zuschauenden nicht wahrnehmen, und natürlich beginnt die Arbeit nicht erst, wenn die Wettkämpfe starten. Der Startschuss für die RSG-WM war der Zuschlag vom Weltverband im Sommer 2023.

Zunächst war Berlin als Austragungsort vorgesehen

Rund ein halbes Jahr vorher hatten wir unsere Bewerbung eingereicht, damals allerdings noch mit Berlin als Austragungsort. Damit haben wir den Zuschlag erhalten, mussten aber aus sportfachlichen Gründen den Standort nach der Zustimmung des Weltverbands noch einmal ändern. Wir haben mehrere Optionen geprüft und uns schließlich für Frankfurt am Main entschieden, weil wir mit der Festhalle und der Messehalle 3.1 optimale Veranstaltungsstätten vorgefunden haben, die zudem perfekte Trainingsmöglichkeiten boten. Dazu kamen die sehr gute Erreichbarkeit Frankfurts für die internationalen Gäste und die Hotelkontingente, die fast allen Delegationen eine fußläufige Entfernung zum Veranstaltungsgelände garantierten.

Also haben wir im Frühjahr 2024 einen Antrag auf Änderung des Standorts eingereicht, dem vom Weltverband während der Olympischen Spiele in Paris stattgegeben wurde. Und von da an konnten wir damit loslegen, erste Pflöcke einzuschlagen. In der ersten Phase hat die Finanzierung des Events die höchste Priorität, der Zuwendungsprozess mit einem verlässlichen Kosten- und Finanzierungsplan ist die Grundlage für eine erfolgreiche Durchführung. Der Gesamtetat der RSG-WM lag bei knapp sechs Millionen Euro. Der wichtigste und mit Abstand größte Posten auf der Einnahmenseite sind die Zuwendungen vom Bund, vom Land und von der Stadt, ohne die eine Weltmeisterschaft auf diesem Niveau nicht gestemmt werden könnte. Dazu kommen als weitere Einnahmesäulen die Gelder aus den Ticketverkäufen sowie die Teilnahmegebühren, die die Delegationen pro Person zahlen. Aus diesen werden Übernachtung, Verpflegung und Transport finanziert. Bei den Dienstleistern übernimmt in der Regel der Veranstalter Kost und Logis, sofern es nicht vertraglich anders geregelt ist. Die Volunteers engagieren sich grundsätzlich ehrenamtlich und stellen damit eine sehr wichtige Stütze eines solchen Events dar, jedoch werden auch sie gut verpflegt und umfangreich ausgestattet.

Doch bevor man in solche Details gehen kann, muss zunächst geklärt sein, mit welchen Mitteln aus der Politik gerechnet werden kann. Ist das erledigt, werden die Verträge mit der Veranstaltungsstätte geschlossen. Die Miete für die Festhalle und die Messe Frankfurt, die wir inklusive Auf- und Abbau für zwei Wochen blocken mussten, war der größte Posten auf der Ausgabenseite. Aber die Messe hat uns die Arbeit dadurch sehr erleichtert, dass sie Dienstleister und Gewerke anbieten kann, mit denen sie exklusiv zusammenarbeitet und um die man sich dann nicht gesondert bemühen muss. Dazu zählen Bereiche wie das Catering und der Sicherheitsdienst. In allen anderen Bereichen waren wir frei in der Wahl unserer Dienstleister. Die Ausschreibungen für Themenfelder wie Sicherheitskonzeption, Veranstaltungstechnik, Venue Dressing, Tribünenbau, Design und Corporate Identity der WM oder auch TV-Produktion haben wir Ende 2025, teils auch erst Anfang 2026 durchgeführt.

Das hauptamtliche Team besteht aus 15 Personen

Natürlich handeln wir in der Service GmbH nicht im Alleingang. Die Absprache mit dem DTB e.V. ist enorm wichtig und läuft sehr engmaschig und vertrauensvoll. Der e.V. ist das Organ, das sich um ein Großereignis bewirbt, mit der Organisation und Durchführung sind dann aber wir in der GmbH größtenteils betraut. Mein hauptamtliches Team besteht aus 15 Personen, dazu kommen in der Regel noch rund fünf Werkstudentinnen und Praktikantinnen. Aus dem e.V. waren ungefähr zehn weitere Hauptamtliche mit der WM befasst, außerdem waren eine Reihe Ehrenamtliche eingebunden, so dass das Kernteam für die Organisation der WM zwischen 60 und 70 Personen umfasste.

Aber natürlich arbeiten nicht alle in Vollzeit nur für dieses eine Event. Es wäre wunderbar, mal ein Team komplett abstellen zu können, aber das ist bei der Vielzahl von Veranstaltungen, an denen der DTB beteiligt ist, Wunschdenken. Im vergangenen Jahr hatten wir mit dem Internationalen Deutschen Turnfest und den Europameisterschaften Gerätturnen parallel in Leipzig Ende Mai ein ordentliches Brett zu bohren, und als wir damit fertig waren, mussten die Finals in Dresden über die Bühne gebracht werden, ehe wir uns auf die RSG-WM konzentrieren konnten. Aber in die Crunch Time sind wir erst im Juni dieses Jahres eingestiegen. Ab da ging es mit Vollgas fast ausschließlich um die WM, unterbrochen kurz vorher durch die Finals in Hannover.

Spontan muss man in der Veranstaltungsbranche dennoch immer sein, denn bei jedem Event gibt es Situationen, die nicht geplant waren und auf die man schnell reagieren muss. Oder es werden neue Ideen geboren, die schnell umgesetzt werden müssen. Thorsten Weiß Geschäftsführer DTB Service GmbH

Ein wichtiger Teil der Organisation sind die Bereiche Unterbringung, Verpflegung und Transport. Hier sind ein paar Zahlen, die verdeutlichen, welchen Umfang die RSG-WM hatte. Rund 800 Delegationsmitglieder waren akkreditiert, davon rund 350 aktive Athletinnen. 300 Volunteers haben uns unterstützt. Rund 150 Medienvertreterinnen und noch einmal in etwa die gleiche Anzahl an Menschen für TV-Produktion sorgten für die Verbreitung der Inhalte. Weitere rund 600 Menschen aus verschiedenen Gewerken, Besuchergruppen mit rund 300 Personen, etwa 100 Kampfrichterinnen, dazu unser Organisationsteam und die Beteiligten aus dem Weltverband World Gymnastics – insgesamt waren 2500 Menschen für die WM akkreditiert. Und die allermeisten von ihnen brauchten ein Hotelzimmer, Verpflegung und teilweise auch einen Fahrdienst.

Bei internationalen Großevents arbeiten wir dafür mit einem Partner zusammen, der uns in diesen Bereichen stark entlastet. In Frankfurt hatten wir die glückliche Situation, dass Hotels und Veranstaltungsstätten in fußläufiger Entfernung lagen, so dass ein umfangreicher Shuttleservice nicht notwendig war. Natürlich werden frühzeitig Hotelkapazitäten geblockt, aber für uns gab es zwei wichtige Deadlines. Die erste war der Meldeschluss am 13. Juni, dadurch kannten wir die Delegationsgrößen. Die zweite war die nominelle Meldung am 23. Juli, nach der wir beginnen konnten, die Akkreditierungen auszustellen. Spontan muss man in der Veranstaltungsbranche dennoch immer sein, denn bei jedem Event gibt es Situationen, die nicht geplant waren und auf die man schnell reagieren muss. Oder es werden neue Ideen geboren, die schnell umgesetzt werden müssen. Dennoch ist es wichtig, gewisse Fristen zu haben, um verlässlich arbeiten zu können.

Die große Hitze stellte eine zusätzliche Aufgabe dar

Neben den „Brot-und-Butter-Themen“ gibt es bei der Durchführung einer Sportgroßveranstaltung immer auch ein, zwei Problemfelder, auf die man sich vorbereiten kann – und meistens auch eines, das spontan aufkommt. Letzteres hatten wir in Frankfurt mit der Hitze, die doch vor allem den älteren Besuchenden zu schaffen gemacht hat. Darum hat sich unser hervorragendes Awareness-Team neben seinen eigentlichen Aufgaben gekümmert, wir konnten Ruhe- und Rückzugsräume zur Verfügung stellen und uns auch bei der Flüssigkeitsversorgung entsprechend aufstellen.

Ein kritisches Thema bestand für uns außerdem darin, dass der Weltturnverband im Mai die Aufhebung jeglicher Sanktionen gegen russische und belarussische Athletinnen beschlossen hatte. Somit wären nationale Symbole und auch Hymnen bei unserem Event wieder erlaubt gewesen, was unweigerlich zu Konflikten auf anderer Ebene geführt hätte. Mit der Unterstützung des Bundeskanzleramts und des DOSB konnte ein Kompromiss erreicht werden, bei dem Russland und Belarus in der Festhalle neutral gestartet sind. Für uns galt es an dieser Stelle, mit den entsprechenden Zugangskontrollen allen Bestimmungen gerecht zu werden. Um allen Nationen von Anfang an ein gutes Gefühl vermitteln zu können, hatten wir in den Arenen und Hotels ein erfahrenes Team aus Dolmetscherinnen am Start, die sich mit den Besonderheiten des Sports auskannten und die wichtigsten Sprachen beherrschten. Das hat der gesamten Organisation sehr gut getan.

Abwicklung des Events dauert mindestens bis Jahresende

Über allem steht bei jedem großen Event, dass sich die Aktiven und Gäste so wohl wie nur irgend möglich fühlen sollen. Wir haben versucht, den Sport auch für andere Gruppen zu öffnen, die bislang noch wenig oder keine Berührung zur RSG gehabt haben. Es gab außerhalb der Halle eine Fan Zone, am Samstag hatten wir eine Show mit vielfältigen und wunderbaren Programmpunkten, wir hatten Camps für den Breitensport und besonders auf den Nachwuchs zugeschnittene Events. Damit alle so unbeschwert wie möglich ihre Zeit genießen können, ist Sicherheit stets das oberste Gebot. Grundsätzlich spüren wir wie alle Veranstalter, dass dieses Thema immer wichtiger und auch immer kostspieliger wird. Aber bei einer RSG-WM, die nicht im Freien oder gar im innerstädtischen Bereich stattfindet, sondern in einer geschlossenen Veranstaltungsstätte, und zu der keine gewaltbereiten Fans anreisen, halten sich der Aufwand und die Kosten glücklicherweise in beherrschbaren Grenzen.

Am 18. August, also dem Dienstag nach dem Event, haben wir die Veranstaltungsfläche ordnungsgemäß übergeben. Beendet ist die RSG-WM 2026 für uns damit allerdings noch lange nicht. Die Abwicklung beschäftigt uns noch mindestens bis zum Jahresende. Abrechnungen müssen erfolgen, Verwendungsnachweise für die Zuwendungsgeber erstellt und ein Sachbericht geschrieben werden. Wir führen Evaluationen durch, um Lerneffekte zu erzielen. Aber natürlich sind nicht mehr alle Mitglieder des Teams eingebunden, sondern nur noch punktuell damit befasst. Die Bilder jedoch, die wir mit dieser Weltmeisterschaft in die Sportwelt senden konnten, werden bei allen für immer bleiben. Dafür und für all die Arbeit, die seit zweieinhalb Jahren vom gesamten Team investiert wurde, möchte ich von Herzen Danke sagen, ebenfalls an alle Aktiven, Gäste und Fans, die zum Gelinge